一份完整《财务报销制度及报销流程》,企业财务,会计建议收藏

2021-04-01上一篇 : |下一篇 :

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财务报销制度及报销流程

目录

第一章 总则

第二章 费用报销凭证的规范

第三章 内部控制及一般流程

第四章 借款管理规定及借款流程

第五章 日常费用报销及流程

第六章 工薪福利及相关费用支出制度及流程

第七章 专项支出财务报销制度及流程

第八章 报销时间的具体规定

第九章 附则

第一章 总则

第一条 为了加强公司财务管理,规范公司财务报销行为,合理控制费用支出,提高资金使用效益,根据国家有关法律、法规和各项财政政策,结合本公司的具体情况特制定本制度。

第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条 本制度适用公司全体员工。

第二章 费用报销凭证的规范

第四条 报销单填写

1.费用报销单需填写完整:包括部门、日期、内容、大小写金额、合计数.附件张数、报销人及审批人员的签字;注:金额处不能留有空格,金额要完整到元、角、分,在财务有借款的需注明。

2.金额大写要准确:零 壹 贰 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿。

报销原始凭证的要求

1. 当事人应充分取得费用的相关单据,如:合同或协议、合法的票据等,合法(被税务机关认可)的票据,原则上必须是发票才能报销。

2.可使用的收据:购农产品及废旧品收入时可用收据入帐。

3.车费:所有的车票上都必须注明出发地和目的地,以及乘坐日期。

4.打车时,燃油费附加的票据也应该有,即凡是报的数额都必须有发票,同时金额有小数位数的,需注明实际支付的金额。

5.报销车票时,有同行者,必须注明同行者是谁。

6.其他票据也应同时注明费用的用途及时间,如招待费需注明招待的日期、招待的对象及招待的人数。

7.摘要栏必须清晰的写明费用的原因及用途。

8.外出公差的需附有外出公差申请单,公差申请单上需有公司及部门领导审批。

9.当月费用当月报销。

第五条 贴票方法和要求

1.原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理,如办公费、招待费、差旅费、住宿费等等,应按照类别分别粘贴,把相同经费项目的原始凭证粘贴在一起。

2.粘贴票据的范围大小:应在费用报销单据大小范围内进行粘贴。对于原始发票单据及附件较多的凭证,应用和费用报销单据同样大小的结实的白纸(使用过的纸亦可,外露部分应保持洁白)先进行粘贴,然后再将该白纸的左上角粘贴在费用报销单据的后面。(粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围)。

3.粘贴要求:原始发票单据及附件必须由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。将胶水涂抹在原始发票单据及附件的左上角,从装订线(粘贴单左侧2公分位置)开始粘贴,将票据向右边均匀排开横向粘贴,注意不要将票据集中在粘贴纸中间,以免造成中间厚四周薄、凭证装订起来不整齐的现象;粘贴的原始发票单据及附件必须在费用报销凭证的大小范围之内,个别规格参差不齐的原始凭证,可先裁边整理后再行粘贴,但必须保证原始凭证内容的完整性。对于粘贴比费用报销单据大的原始发票单据及附件,粘贴位置也应在票据左上角,单据上边和左边与费用报销单对齐,超出部分可以按照报销单大小折叠在粘贴范围之内。

4.如果同类票据大小不一样,可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴。

5.注意事项:

(1)原始发票单据及附件的粘贴必须整齐,不要将票据颠倒放置、粘贴。

(2)不要用订书机订原始发票单据及附件。不要用回形针、大头针等把原始发票单据及附件别在费用报销单据后面。

(3)对于粘贴不规范的费用报销单据,请自行重新粘贴。

第六条 报销手续及签批齐全

1.严格按照财务部门签发的审批制度执行

2.对于要求有证明人的采购单据,应由证明人进行签字;共同对报销的真实性负责。

3.对于有购买数量的物品,需由签收人进行签收,核对数量。

4.对于差旅费报销单,因公司有费用级别规定,不同级别的职员有不同的报销标准,所以在不提供其他证明更高级别的情况下,按职员的职务来评级,如职员除职务外另有更高级别的技能等级,必须由部门领导注明级别或提供高级别证明。

5.凡购买的物品及低值易耗品,报销时都必须附物品申购单及入库单。

第七条 报销凭证的签字要求:

1.按规定应该签字的人员必须全部签字,签字必须签全称,不得只签姓。

2.签字人签署姓名后,还应当签署签字的日期。

3.领导签字应当明确表明是否同意报销。

4.为便于原始凭证的装订,签字是签在凭证的正面,应签在右上方。签字如果是签在凭证的反面,应签在左上方。

5.有多张凭证都需要签字时,经办人、证明人、部门负责人要一张一张分别的签,不能用复写纸同时签。

6.按规定顺序签字

(1)经办人签字

(2)证明人(签收人)签字

(3)部门负责人签字

(4)办公室主任签字

(5)财务部门经理签字

(6)总经理签字

7.员工在任何凭单上签字,表示对该凭单所载事项以及金额完全同意,并已尽到诚实申报或认真审核之责。

第三章 内部控制及一般流程

第八条 费用发生过程中,原则上必须由两人或两人以上同时参与或执行,并互相监督和共同承担相关责任。

第九条 费用报销的控制原则:计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查;由办公室主任对报销单据的计划性进行二级审查,由财务部门经理对报销票据的合法性进行三级审查;最后由总经理进行审核批准。

第十条 原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准,具体操作由财务部门负责把控落实,以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝,各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字。

第十一条 单据整理要求:报销人在报销前必须事先整理好各类单据,首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类,然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面,并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较繁杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰,粘帖不规范的财务部门可要求对方改正,不改正的有权予以拒绝受理。

第十二条 报销或单据传递时效要求:财务部门根据财务作帐的及时性配比性要求掌握好各项报销的时间,原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。原则上当月发生当月取得并当月报销,业务人员有及时催收票据的义务。

第十三条 当事人在填写“费用资金支取审批单”时,应遵照“实事求是、准确无误”的原则,将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全,并签署自己的名字,交共同参与的人员复查,并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用资金支取审批单”的填写一律不允许涂改,尤其是费用金额,并要保证费用金额的大、小写必须一致,否则无效。

第十四条 经办人根据报销单据的内容,整理分类粘贴好原始单据,填写“费用资金支取审批单”。

具体步骤及注意事项:

1.没有特殊原因必须在票据取得后三天内将审批单送达部门经理审核。

2.经办人要按照要求填写“费用资金支取审批单”,所填写为日期、报销部门、用途、金额、合计、金额大写、报销人等。

3.若有要说明的事项在备注一栏填写。

第十五条 当事人应将填写完整、附件齐全的“费用资金支取审批单”和已经审批过的“用款申请单”一起送交本部门直销经理进行审核,签字批准。

具体步骤及注意事项:

1.部门直线经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查,

2.部门直线经理审查无异议后,应在“费用资金支出审批单”部门负责人一栏签署审批意见并签署部门经理的名字。

3.若有要说明的事项在备注一栏填写。

4.直线经理有督促经办人报销的义务。

第十六条 部门经理统一交由办公室主任审核批准。

具体步骤及注意事项:

1.办公室主任确认费用是否该报,对不可报部分需要注明超标部分金额和实报金额;

2.办公室主任审查无异议后,应在“费用资金支取审批单”办公室一栏签署审批意见并签署办公室主任的名字。

第十七条 由办公室人员交由财务部门经理审核并签字。

具体步骤及注意事项:

1.财务部门经理应重点对“费用资金支出审批单”后所附的原始发票和单据进行合法性审查,对费用金额的计算进行复核稽查。

2.财务部门经理需仔细审核经办人填写格式是否符合规定,审核是否符合有关文件规定。

3.仔细审核经办人金额填写和计算是否正确。

4.审核有无经办人和其直销经理的签名。

5.对不符合上述要求的费用报销审批单退回经办人本人。

6.财务部门经理审查无异议后,应在“费用资金支取审批单”财务部门一栏签署审批意见并签署财务部门经理的名字。

第十八条 财务部门经理复核后由办公室统一将报销票据送总经理进行最后的审查和签字。

具体步骤及注意事项:

1.总经理接到“费用资金支取审批单”后,需要先关注有无部门直线经理、办公室主任以及财务部门经理的签字,从“费用资金支取审批单”的形式要素上进行审查,看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。

2.若有直线经理、办公室主任以及财务部门经理的签字,则审阅内容。

3. 总经理审查无异议后,在“费用资金支取审批单”总经理一栏签署审批意见并签名。

第十九条 当事人取得审批齐全的“费用资金支取审批单”以及“借款单”后,应在3天之内送交财务部门的出纳员手上领取资金,出纳人员应对“费用资金支出审批单”进行审核,重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法,审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。

第二十条 费用报销的其他规定:公司费用报销必须真实合法,严禁使用白条或其他不合法的凭证,一些特殊情况需要使用替代凭证的,也必须由事业部副部长和财务部门经理的共同认可,同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定,不能真假混杂,给公司带来财务风险。

第二十一条 费用报销的一般操作流程

费用报销流程:费用报销人报销申请(填制费用资金支出审批单)——报销人部门负责人确认签字——办公室主任审核(确认是否该报)——财务部门经理审核(单据、数据等方面要求)——-公司总经理(或委托授权人)审批(侧重真实、合理性等方面负全责)——出纳复核并履行付款。上述流程为公司各项费用报销的既定程序,以后各项事务的报销均需要遵照上述流程操作,否则财务部门有权拒绝付款。

第四章 借款管理规定及借款流程

第二十二条 借款管理规定

1.出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款。

2.其他临时借款,如业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

3.各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

4.借款销账规定:

(1)借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务部门有权拒绝销帐;

(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。

5.借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款,从工资中扣回。

第二十三条 借款流程

1.借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。

2.审批流程:主管部门经理审核签字→财务部门经理复核→总经理审批。

3.财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部门办理领款手续。

第五章 日常费用报销规定及流程

第二十四条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第二十五条 费用报销的一般规定

1.报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人、证明人(签收人)签名。

2.填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。

3.按规定的审批程序报批。

4.报销5000元以上需提前一天通知财务部门以便备款。

第二十六条 费用报销的一般流程:

报销人整理报销单据并填写对应费用资金支出审批单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→办公室审批→总经理审批→到出纳处报销。

第二十七条 差旅费报销费用标准及流程。

费用标准:详见《差旅费报销标准及相关规定》;

(一) 费用标准:

致 务 交通工具 住宿标准 伙食标准 外埠市内交通费用

一般员工 火车硬卧 120元/天 30元/天 30元/天

部门负责人 火车硬卧 150元/天 40元/天 40元/天

总经理助理 飞机 200元/天 50元/天 50元/天

总经理及以上 飞机 实报实销 实报实销 实报实销

(二)费用标准的补充说明:

1.住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。

2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准,12:00以后出发(或12:00以前到达)以半天计,12:00以前出发(或12:00以后到达)以一天计。

3.伙食标准、交通费用标准实行包干制,依据实际出差天数结算,原则上采用额度内据实报销形式,特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费,同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。

5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

(三) 报销流程

1.出差申请:拟出差人员首先填写《出差申请表》,详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等,出差申请单由总经理批准。

2.借支差旅费:出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续,出纳按规定支付所借款项。

3.返回报销:出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜,根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》,要注明出差时间、事由、目的地、人数、用途和原始单据张数,并附原始单据和发票,部门经理审核签字,财务部门经理审核签字,办公室主任审批,总经理审批。

第二十八条 电话费报销费用标准及流程

(一) 费用标准

1.移动通讯费:员工的手续费用的报销采用与岗位相关制,即依据不同岗位,根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准,具体标准见行政部相关管理制度规定。员工手机费用的报销,采用与岗位相关制,即依据不同岗位根据员工工作性质和职位不同设置,具体标准详见《移动话费报销管理规定》。

2.固定电话费:公司为员工提供工作必须的固定电话,并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。

(二)报销流程

1.公司综合事业部每月初(10日前)将本月员工手续费执行标准(含特批执行标准)交财务部门。

2.财务部门通知员工于每月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。

3.财务部门指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手续费报批手续。

4.员工到财务部门出纳处签字领款(每月25日前)。

5.固定电话费由办公室指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续,若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因,特殊情况报总经理批示处理办法。

第二十九条 交通费管理规定及流程

(一) 管理规定:

1.员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车,在没有车的情况下经办公室车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;回来后,由办公室车辆管理人员在出租车票上签字确认并说明理由。

2.市内因公公交车费应保存相应车票报销。

(二) 报销流程

1.员工整理交通车票(含因公公交车票),在车票背面签经办人名字,并由办公室派车人员签字确认,按规定填好《交通费报销单》。

2.审批:按日常费用审批程序审批。

3.员工持审批后的报销单到财务部门办理报销手续。

第三十条 办公费、低值易耗品等管理规定及流程

(一)管理规定:

1.为了合理控制费用支出,此类费用由公司办公室统一管理,集中购置,并指定专人负责。

2.各部门经理在每月28日前填制本部门下个月的物品申领计划,交至办公室,由办公室统一购买。

3.购买物品原则上由办公室购买,专业用品经办公室同意自行购买后到办公室办理登记。

4.物品单价在100元以上(含100元),须经总经理审批签字,未经核准而擅自购买者不予报销。

5.所有物品必须由办公室人员验收或登记后,报销执行费用报销流程。

(二)报销流程

1.购置申请: 公司办公室每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算,实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

2.报销程序:报销人先填写费用资金支出审批单(附出入库单),按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部门,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

3.费用归集:财务部门按月根据办公室提供的各部门领用金额统计表,归集核算各部门相关费用。

第三十一条 车辆费用报销制度及流程

1.严格按照《公司车辆管理制度》执行。各部门经理要按照规定控制好本部门费用,超标自负。

2.公司各办公室管理的加油卡只对公司车辆加油,各部门车辆包括公司给部门经理配用的车辆一律自行负责加油,按照部门标准严格控制。

3.各部门报销车辆费用时,必须附加打加油发票、过桥费等票据,报销流程按费用报销流程执行。

第三十二条 食堂费用报销制度及流程

1.食堂费用单据必须由食堂管理人员、复称人员或食堂师傅验收签字生效。

2.报销流程按照费用报销流程执行。

第三十三条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

(一)招待费的管理规定

1.业务招待费标准详见《公司业务招待费标准及管理制度》执行。

2.招待费用开支由办公室按制度严格控制,事先没有在办公室备案、备案不符、超过招待费控制额度的,办公室主任一律不予签字。

3.在办公室备案时,要告知业务单位人数、招待地点、陪同人员,办公室有权对备案的业务招待进行核实,超标一律自负。

4.大额招待费支出应事前征得总经理的同意。

5.招待费报销严格按照逐级审批制度,执行费用报销流程。

6.在报销前必须到办公室管理人员处进行登记(办公室管理人员在发票背面签字)。

7.其他费用:根据实际需要据实支付,报销人员在发票背面签字。

(二)报销流程:

1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第六章 工薪福利及相关费用支出制度及流程

第三十四条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等,此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

第三十五条 工薪福利支付流程

(一) 工资支付流程:

1.每月5日钢铁事业部提供业务人员月度工资奖金分配表;

2.每月6日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部门;

3.财务部门根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;

4.按工薪审批程序审批;

5.每月10日由财务部门通过银行代发形式或现金支付工资;

6.员工到财务部门支领工资并与工资条核对后签字。

(二)临时工资支付流程同工资支付流程。

(三)社会保险支付流程:

1.由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部门进行相关的财务处理。

2.社会保险金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付;社会保险金由财务部门协助人力资源部办理银行托收手续,财务部门收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认,若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

(四)其他福利费支出流程

由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务部门经理进行财务复核→报总经理审批,审批后的报销单及支付标准交财务部门办理报销手续。

第七章 专项支出财务报销制度及流程

第三十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

第三十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

(一) 填写购置申请:按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

(二) 报销标准:相关的合同协议及批准生效的购置申请。

(三) 结账报销:

1.资产验收(软件应安装调试)无误后,经办人凭发票等资料办理出入库手续,按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单);

2.按资金支出规定审批程序审批;

3.财务部门根据审批后的报销单以支票形式付款;

4.若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。

第三十八条 其他专项支出报销制度及流程

(一) 费用范围:其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。

(二) 费用标准:此类费用一般金额较大,由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等),经主管财务的总经理助理签署审核意见后报总经理审批。

(三) 财务报销流程

1.审批后的报告文件到财务部门备案,以便财务备案。

2.签订合同:由直接负责部门与合作方签订正式合作合同,(合同签订前由公司法律顾问的审核,合同应注明付款方式等)。

3.付款流程:

(1)由经办人整理发票等资料并填写费用资金支出审批单(填写规范参照日常费用报销一般规定);

(2)按审批程序审批:主管部门经理审核签字→财务部门经理复核 → 总经理助理审核→总经理审批;

(3)财务部门根据审批后的报销单金额付款;

(4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。

第八章 报销时间的具体规定

第三十九条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排,方便员工费用报销,财务部门将报销时间规定如下:

1.报销以“周”为单位,并附相关凭证,不得几周凭证粘于一起,否则财务部门将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销,最晚不得超过发生月份的次月,如逾期须经总经理书面批准。

2.各部门经理每周三前将本部报销人员填制的需要报销的票据交至所在区域办公室,由办公室主任审核整理后,在周六送交总经理审批,下周二之前总经理审批结束后,进行报销领取工作。

3.报销时间:每周二、四为报销日,其余时间不办理报销业务。若当月的最后一个报销日在该月的月末最后一天,为了便于财务部门的月末结账,该报销日停止报销业务。

4.借支及其他业务不受以上时间限制,经总经理批准后可随时办理。

第九章 附则

第四十条 公司各阶层人员,在上述流程规范中操作失当,给公司带来损失风险的,根据情节大小由总经理办公会负责责任追究,讨论决定。

  第四十一条 本制度财务报销制度及报销流程解释权归公司财务部。

第四十二条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理签字后生效。