携程商旅:差旅费用管控听听财务管理者怎么说

2021-04-01上一篇 : |下一篇 :

携程商旅:差旅费用管控听听财务管理者怎么说 资讯 第1张

差旅费用管控是否重要?从出差申请到费用报销,哪些环节最令财务人员头痛?对于财务人员来说,未来哪些发展趋势对差旅管控的影响最大?近日,国内企业差旅管理行业的领导者携程商旅联合中国最大的财税经理人分享机构F-Council,对数百名大中型企业的财务管理者进行了问卷及访谈调查。透过财务管理者的视角,解读当前企业差旅管理的现状、面临的问题及未来技术应用的趋势。由携程商旅与 F-Council 联合发布的《财务管理者眼中的差旅费用管控》报告是国内首份针对财务专业人士的企业差旅管理调研报告。

财务管理者:差旅费用,占比虽小影响却大

访谈发现,大部分企业的差旅费用支出相对企业总费用支出占比较小,很多公司甚至还不到5%,差旅费用长期以来一直未得到企业主的充分重视。根据调研数据表明,目前仅有14%的受访企业通过“专业差旅管理公司”进行出差预订。但其实差旅费用是继企业人力资源成本之后的第二大可控成本,同时差旅管理水平的高低也关系到企业整体的经营管理效率,因此调研中高达91%的财务管理者认为差旅费用管控在企业费用管理中占据重要地位。

财务最关注差旅费用合规性,预算、差标、流程管理是关键

在调研中,公司差旅费用管理是否合规、高效、透明是财务管理者首要关注的三大重点。30%的财务管理者认为差旅费用的合规性是差旅费用管控的重中之重,合规性包含税务审查、发票真伪、业务报销的真实性等。除此之外,差旅费用报销中的税务风险是令财务最为头痛的问题;为了改善企业差旅费用管理的现状,财务管理者普遍认为的提升方法主要集中在:差旅费用预算制定、差标执行、流程完善等方面。

公司差旅费用管理的重点

差旅费用管控过程中,财务角色定位勿止于报销

虽然财务管理者普遍认为在差旅预算制定、差标制定及执行、差旅费用报销管理三大过程中,财务都应该发挥积极作用。但根据调查发现,财务在报销管理方面发挥的作用大于预算和差标的制定。数据表明,超过80%的财务管理者每天仍要处理大量差旅报销管理工作。

从差旅费用报销的难易度来看:透明度越高的项目,管控难度越小;反之,透明度越低的项目,管控难度越高。数据表明,客户招待费以及私车公用补贴费的报销,成为财务管理者眼中的“顽疾”,分别有32%和24%的财务人员认为以上两项费用最难管控。国内外机票预订,由于各航司运价规则不统一、机票折扣不同等原因,与铁道部统一定价的国内火车票相比较,管控难度要高得多。

管控难度最大的企业差旅费用报销项目

结合企业差旅费用报销管理现状来看,近70%的财务管理者认为差旅费用报销的改善办法主要集中在:对差旅标准切实地贯彻执行、超支费用管理以及提高发票审核效率,简化报销流程等。数据从侧面显示了绝大多数的公司差旅费用管理仍然停留在事后报销管理阶段。针对这种现象,携程商旅专家建议:企业可借助正规差旅管理公司的专业优势,通过事前差旅预算制定、事中差标执行、事后差旅费用报销管理为企业带来合规、透明、节省的管理解决方案,减轻企业财务人员的负担,提升差旅费用的管理水平。

财务更看重申请、预订、报销一体化管理,服务费居次位

调查显示,财务管理者在选择差旅管理供应商时,最关注的因素并不是服务费的高低,而是差旅管理供应商能否满足员工出差申请、在线预订、报销一体化的需求。30%的财务管理者希望差旅管理供应商能够与其前端和后端生态链上的企业深度融合,实现差旅费用管控一体化。所谓前后端企业主要包含费控、办公等软件服务商,银行及第三方支付等支付方,数据整合与安全救援等服务方。携程商旅财务专家表示:未来行业的趋势将是差旅管理公司与其前后端最终形成一个完整的的闭环式生态圈。

财务管理者选择差旅管理供应商的主要考虑因素

除了与差旅管理公司上下游企业对接,财务在差旅费用管控的过程中还会涉及到跨部门管理或是分公司和总公司的从属关系界定,为了实现财务管理的一致性并且帮助财务人员获得一目了然的总支出,差旅管理系统不仅需要对接财务系统,还需要和企业现有的核心业务系统,如 HR 系统、资源规划 ERP 等应用做到无缝结合。

电子发票、移动化办公、共享经济是影响未来差旅费用管理的关键因素

调查显示,财务管理者视角下,影响未来差旅费用管理的“关键因素” 排在第一位是电子发票。互联网+推动产业升级,同时召唤出新的企业费用支出管理解决方案,电子发票的普及将大大降低企业成本,帮助企业实现费用管理一体化,同时也更加环保。第二位的移动化办公软件应用,将会给差旅费用报销带来极大的便利。第三位是共享经济产业的普及,据调查,如果能解决发票合规等问题,超过70%的财务管理者看好共享经济在差旅费用管理中可发挥的作用。