电子会计凭证全生命周期管理最佳实践 资讯 第1张

2020年是财税新政密集出台的一年,在全民抗击疫情的大背景下,财税部门出台了多项便民政策和减税降费政策。其中业内最为关注的就是2020年3月23日财政部联合国家档案局下发的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号,以下简称《通知》)。

缔联科技认为,《通知》明确规范了仅以电子形式保存会计电子档案的要求,如企业需要仅以电子形式存档,则须符合财政部国家档案局令第79号,即《会计档案管理办法》。该办法中的相关要求比较高,大部分企业可能从管理制度、系统建设、人员岗位等方面都无法完全满足。所以《通知》又在第四条中,给无法满足要求的企业设置了备选方案。

第四条表述为:单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。据此可知,无论企业选择哪种方案,都必须对电子原始凭证进行存档和科学管理。在此背景下,电子会计凭证的全生命周期管理就成为企业关注的焦点。

什么是电子会计凭证全生命周期管理

(一)电子会计凭证的生命周期

站在受票方的视角,无论是费用还是成本类的凭证,往往在企业内部都会涉及多部门协作、审批、流转到最后财务入账、归档。企业面临的挑战就是如何应用最合适的信息系统保证这个过程高效,并且同时满足业务和财务的合规管理需求。

如站在更高的视角,加上凭证的开具以及流转环节,就可以形成一个完整的凭证从开具、流转最后到处置的数据链。这也就是一张电子凭证完成了从原始凭证到会计凭证,最后到会计档案的全生命周期。这个周期数据链的存档、展现、使用和处置,都是可留痕、查阅和可监管的。(如图1)

图电子会计凭证的生命周期

(二)电子会计凭证全生命周期管理对业财融合的重要意义

上文提到的凭证是一种广义的称呼,主要分为五大类:受监制的凭证(财政票据和涉税票据)、银行凭证、会计记账凭证、自制凭证和其他凭证。不同的凭证,在开具和流转环节承载的介质是不同的。如目前最常见的电子会计凭证——涉税票据中的电子发票,在开具环节一般是开票软件或第三方电子发票平台,然后流转环节进入个人发票夹以及邮箱;又如在外贸场景中常见的电子海关专用缴款书,在开具环节是在海关总署管理系统,流转环节是企业登录系统下载;再如银行凭证,开具环节是各个银行网银,流转环节也同样是网银中直接下载,再存储于企业的内部系统。

但是无论在开具和流转环节不同票种存在多大差异,企业都需要对不同的凭证用统一的系统进行归集和管理,以便进行业务审批、会计凭证的填制以及会计档案的管理。自企业这个组织形态形成之后,内部各种文档的流转方式也随着管理方式的变化在不断变革。凭证这种承载业务和财务数据的常见介质,因为是线下、纸质的形态,很难快速准确地形成结构化数据,更无法对每一个流转的环节进行留痕。但是随着发票电子化进程的推进,以及其他各类凭证的逐步电子化,让全票种电子会计凭证的全生命周期管理成为了可能。

全票种电子会计凭证的数字化,本质上是全业务数据的数字化。基于业务数据数字化的电子会计凭证,通过电子会计凭证管理软件可以快速形成业务数据到财务数据的转化。这个过程不仅是数据的保存,还可以进一步使电子凭证参与每一个业务、财务相关流转环节,在凭证上将关键节点留痕;进而在更高维视角纵览全面业财融合的数据,并同时满足企业审计、监管的合规需求。

那么,什么样的信息系统能够帮助企业的财务体系朝着这个方向演进呢?

电子会计凭证全生命周期管理最佳实践

(一)电子会计凭证管理

微信小程序《电子发票台账》定位于电子会计凭证全生命周期管理,实现全票种电子会计原始凭证的台账生成、版式文件管理。企业财务部门从外部接收的各类电子形式的会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等,助力企业满足财政部《通知》中对于会计凭证的管理要求。

微信小程序《电子发票台账》是专业的电子发票管理平台在众多合作伙伴及忠实用户的协助下,与多行业、不同规模的企业财务、业务部门共同探索,摸索出了一套合规与效率最佳结合的实践方案。

Step1:企业的财务岗位使用微信小程序《电子发票台账》,快捷建立全票种凭证台账;建立台账的同时会自动进行票据真实性核验,降低财税风险。

Step2:对于已经收集到版式文件的财务部门凭证种类(如银行电子回单、电子海关专用缴款书等),企业的财务岗可以自己补全匹配版式文件。

Step3:对于版式文件在员工手中的凭证种类(如电子发票、电子客票、电子行程单等),企业的财务岗通过纸质凭证建立台账,然后选择相应的责任归属人。员工可以通过小程序《电子发票台账》进行原始版式文件的补全,系统自动比对版式文件和台账的对应关系,确保只有合规的版式文件才认定为对应的电子会计原始凭证。

Step4:只有经过电子会计凭证管理统一归集后的原始凭证,才提供给其他企业内部系统进入下一步的业务、财务流程。

(二)企业内部系统与凭证生命周期

同时支持丰富的接口,有效降低与企业内部系统对接的成本。企业内部系统在获取丰富的业务数据之外,还会回传更新进度信息、更新凭证生命周期状态,并对流转信息进行留痕。

财税信息化趋势及企业应对策略

我们相信,随着改革的进一步深化,以及企业财税透明化的需求,财税系统将打破信息孤岛,逐步走向联通和开放。同时提升企业与供应链上下游的协同效率,降低合规成本,提高业财融合水平。为更加从容地应对新的财税信息化趋势,企业需要提前做好以下四点准备。

人员:做好新财税政策下财务制度、人员、岗位、职责的梳理。

场景:做好财务各板块业务场景梳理,规范跨部门协同制度。

系统:规划企业财税系统升级,包括引入新的电子会计凭证全生命周期管理软件,并做好系统间的整合规划,避免建设独立系统成为系统孤岛。

预算:应对新政的系统建设专项预算。

来源:《中国总会计师》杂志