特别报告:财务总监的进化 资讯 第1张

如今,财务总监和首席财务官的职能界线比以往模糊难分。财务总监被视为值得信赖的顾问和商业伙伴,并拥有引领公司发展的独有专业知识。本篇报告探讨当今的财务总监如何在决策过程中扮演更重要的角色,他们要如何提升技能为公司提供决策见解、为企业把脉。

撰文| Jeremy Chan

插图| Gianfranco Bonadies

每家公司都需要一位财务总监。传统上财务总监被视为财务部门的会计主管,掌管公司的分类账和财务报表确保反映真实现金流。他们在日常工作中肩负的范畴包括内控恰当实行、完成每月报表、编制预算和财务预测、协助税务合规事宜和评估公司的财务状况等。尤其在外企,大部分财务总监(Financial Controller,简称FC)都是向首席财务官(Chief Financial Officer,简称CFO)汇报,并与管理层紧密合作,以作出有关运营与维持业务的关键决策。在较小规模的公司,财务总监的职责往往就如首席财务官;而在大公司中,财务总监就是高级管理层和财务部门之间的桥梁。

过去十年,财务总监的职责经历了重大变化,在公司中担任更重要的角色。尽管关键决策仍由首席财务官作出,但财务总监在决策过程中的重要性日渐提高。今时今日,财务总监需要具有更多样化的技能、广泛的商业视野和精炼的专业知识,以推动公司内部发展。

本特别报告探讨现今作为称职及成功的财务总监需具备的各项元素,研究不同行业的财务总监如何适应快速、甚至具颠覆性的市场变化,为公司增值。本报告亦剖析财务总监需要化解的风险日增,他们要参与更多战略规划的原因、他们如何保持与时俱进,以及需具备什么才能晋身成为首席财务官。

另一双眼睛

金门建筑有限公司业务发展部财务总监、香港会计师公会会员连安泰在担任财务总监之前,并不知道这岗位要面对极大挑战。他说:“这个岗位从第一天起就不断演变。”加入这家公司时,他以为要独自处理公司的账目与记录,以及进行市场调研。然后,他发现自己需要和首席财务官合作完成各种工作。他说:“作为财务总监,我发现在决策过程中确实要提出很多建议。比如说,我要向首席财务官提议的包括如何节约成本,以及设立哪些关键绩效指标(Key Performance Indicators, 简称KPIs)来衡量我们团队的表现。我要负责解释数字背后的意思。

近来,连安泰如大多数财务总监一样﹐工作的重心都起了变化。根据市场研究机构Dimensional Research在2019年进行的一项研究“了解现代的财务总监”( Understanding The Modern Controller ),90%的受访者指出,财务总监花在战略规划上的时间比以往多。该研究调查了306名会计和财务专业人士(其中包括202名财务总监),发现科技日新月异、财务报告审查日严、合规要求、误差的包容度降低,以及行动要快等因素,颠覆了财务总监的角色,亦增加了他们的压力。近三分之一受访者表示,由于首席财务官肩负了更多战略方面的工作,财务总监的职能亦随之改变,变化在过去十年尤为明显。美国管理会计师协会(The Association of Accountants and Financial Professionals in Business)在2013年进行的一项研究“财务总监的角色变化”( Evolving Role of the Controller )显示,由于首席财务官的重任越来越多,因此财务总监成为了CFO的头号副手。

连安泰负责帮助这家香港建筑和工程承包商开拓国际新市场。他说:“我在背后协助公司进行评估、处理财务和计数。”最近一项任务中,他要就是否把业务扩张到新地点、扩张能否为公司带来长远增长,向首席财务官提供建议。连安泰解释道:“单单向首席财务官展示数据并不能有所助益,我要对市场和地区进行广泛研究,看看扩张是否可行。研究这个国家的经济、政策和相关数据后,我认为在当时扩展该市场并不可取。这是我觉得自己能有所帮助的例子。”连安泰说,为求快捷,首席财务官可能不查看财务数字便向财务总监征询意见。他说:“在一家公司中,财务总监是最清楚账目及数据的人,所以是帮助管理层做明智商业决策的独特人选,我们亦必须时刻做好准备。”

首席财务官的角色变化,是造就财务总监在决策过程中角色更重的原因之一。“首席财务官CFO的职责越来越多,并经常与首席执行官(Chief Executive Officer,简称CEO)和董事会(the Board)直接合作以执行商业战略。”连安泰补充道:“由于首席财务官的角色转变,作为CFO的副手财务总监也不得不变。我们不只是解释会计准则,也要成为具批判思维的人,能提供增值服务,以满足首席财务官、董事会和持份者的需求。”

煜荣控股有限公司CFO、公会会员周镇忠表示认同。作为一家生产和销售工业机械的上市公司的首席财务官,周镇忠说他的工作比往常更忙,需要依靠财务总监的专业技能。但他指出,与其说他们只是分担CFO的工作,更重要是财务总监要和首席财务官紧密合作。他解释道:“比起向财务总监指派任务,首席财务官应与财务总监以团队形式有效地合作,以解决问题。现在的财务总监就如首席财务官的另一双眼睛。”周镇忠注意到,他的财务总监细致的分析方法,与他从宏观大局着眼的管理能力,发挥着互补作用。他说:“我最近参与评估《香港财务报告准则第16号:租赁》修订本的工作。我公司的财务总监会从微观的角度看事情,所以她能看透每份租赁合同的条款和细节,并计算出财务影响。然后我会从更宏观的角度来审视,确定它是否合理,或者有什么需要进一步讨论的地方。”

有效沟通

为与管理层乃至公司内部不同同事合作,财务总监必须具备良好的沟通技巧。周镇忠说:“例如,会计规则有修订,他们需要考虑如何向管理层和没有财务或会计背景的人解释。这可能是财务总监目前面对最具挑战性的事情之一。

金门建筑有限公司业务发展部财务总监连安泰同意并指出,“软技能不足,可能是工作不力与能为公司带来显著贡献的财务总监之间的区别”。他说:“财务总监不能期望每个人都能理解应付款项、应收款项或投资回报等会计术语。他们需要以大众明白的语言来沟通。”他补充道,财务总监应以联系数字与业务为目标。“很多财务人员,甚至是资深的财务人员,都太过专注于这个岗位的技术层面,例如理解会计条例、准则和估值等,却无法为业务增值,原因只是他们缺乏软技能。欠缺这些技能,会造成误解,亦阻碍我们提供增值服务的能力。”

长江基建集团有限公司国际业务部财务总监、公会会员张学良说,他透过业余的领袖培训课程来提高沟通和人际技能,这亦是他职业生涯中很重要的技能。在香港最大的基建上市公司担任财务总监,张学良需要与业务首席财务官以及集团的财务总监紧密合作。现在他经常要活用良好的沟通技能﹐参与首席财务官的决策过程、与董事会一同起草建议书等。和许多财务总监一样,张学良亦看到自己正在转型成“迷你版”的首席财务官。他说:“我要出席许多有关海外业务的董事会和委员会会议,也要经常代表上司参加会议。张学良提到开会时言简意赅十分重要。他解释说:“尤其是董事会会议,有时会长达两小时,我一定要简洁精要地沟通。有时,会议议程可能多达30项,所以传递信息时必须斟酌用词、准确表达。董事会成员未必如你想象般熟悉数字。”

周镇忠对于财务总监如何在董事会会议中保持精简提了些建议。他说:“开会时最重要是用最有效的方式传达信息。你不会想在忙碌的CEO面前把会议拖上两、三个小时。CEO都着眼于风险。如果你想谈五种风险,应该先逐点列举出来。比如说其中有两种风险较为重要而需要多些时间讨论,在会上便要围绕这两点来加以说明。如果他们有兴趣便会提问。”

财务总监通常是外部审计师的主要联络人,公司依赖他们与税务会计师、银行家和律师密切沟通以提供公司的关键信息。Sappi Trading Hong Kong Limited的财务总监、公会会员罗颕诗说:“作为财务总监,我们应当充分掌握公司的运营情况,才能与审计师紧密合作,让他们了解公司的运营和发展。凭我们对公司业务和运营问题的了解,转化为分析,报告给审计师和高级管理层。”罗颕诗为客户起草协议或合同时,也经常与律师沟通。她补充道,虽然财务总监本身不必是法律专才,但需要理解律师的想法、提出问题进行讨论。她说:“如果你有基本法律知识,也会有帮助。”

亚洲杂货有限公司财务总监、公会会员陈丽姸经常与法律顾问联系。她说:“举例说,如果我们希望签署或终止某些合同,包括但不限于销售、租赁和雇佣合同,我需要判断会不会带来任何法律后果。”管理层亦会依赖她的法律知识。“董事会经常就《上市规则》、《合同法》、《雇佣条例》或政府新政策、公司补贴等事宜向我提问。我需就这些问题提供建议。”她说:“财务总监不再只是负责数字。大多数公司都没有设立法律部门,董事会会视我为会计师和他们的法律顾问。”

张学良说,财务总监还需要软技能向外部各方有效、准确地解释财务报告。他解释公司管理层如何看紧财务报告。“管理层除了关心损益外,还关注现金流和资产负债表,以了解公司的资本管理、流动资金状况和公司的承担、业绩走势以及与同行的对比。”因此,他提醒财务总监要确保财务报告让管理层和外部各方均能受益。他说:“财务总监需要确保公司编制的财务报告符合会计准则和监管要求。我们还应该解读当中对业务的影响,并提出有关如何推动业务和财务业绩的意见。”

战略规划

财务总监要参与更多关键决策,便要依靠自己的技能为公司制定财务战略、降低风险,而这方面的知识亦有助财务总监规划公司的未来。通过分析公司过去的业绩数字,他们能进行财务预测,相应调整预算,并向管理团队建议适当的改进,从而确保公司持续运营,尤其是在商业或市场环境困难的时期。金门建筑的连安泰说:“要成为财务总监,战略财务知识不可或缺。”作为一名于建筑行业工作的财务总监,他负责监督数千名在本地和国际建筑工地工作的员工。工作挑战之一是要确保每名员工都能按时获得薪酬。“在我的公司,资本规划和现金流管理方面的知识和经验十分重要。”连安泰指出,资本规划不足会导致流动资金风险,进而产生声誉风险。他说:“例如,如果我们无法支付员工工资,公司就会登上头条新闻,那当然是负面新闻。

蓝十字(亚太)保险有限公司财务总监、公会会员黄玉莲与首席财务官在财资管理方面紧密合作,经常要提出投资建议。黄玉莲讲述如何协助首席财务官与投资银行安排抵押回购贷款,以提高保险公司的投资收益率。抵押回购贷款是一种担保贷款,即一方向另一方出售可买卖的金融资产或证券,并同意以后回购这些证券,以证券作为抵押品。“我们保险公司当时正在寻找投资机会,首席财务官推荐了这种提升收益率的安排。”黄玉莲说:“对我来说,这是非常具挑战性的项目。我需要在短时间内阅读大量文件,并安排托管银行进行投资。除了会计工作之外,我还负责投资合规,与基金管理人一起启动投资。最后,我们在低利率环境下实现了这个投资目标。”

亚洲杂货有限公司财务总监陈丽姸分享她如何提议以增加其他形式的收入协助公司应对“新冠肺炎疫情的影响。陈丽姸所任职的上市公司是专为餐馆、酒店、私人会所和批发商分销食品和厨房用品。她说:“我们的主要业务是分销杂货和食品,但由于客户生意不佳甚至倒闭了,产品的需求受打击。”不过,陈丽姸没有等情况好转,而是想出了新办法。她解释道:“通过预测下个月的毛利,我做了额外预算,提出了削减成本的方法。”陈丽姸建议其公司推迟扩张计划,同时与运营团队通力合作,将业务重心转移到销售最火爆的产品上–口罩。“过去几个月,我们转而向客户销售口罩和清洁用品。我们之前也卖过口罩,现在就加强销售。

罗颕诗于2000年年底加入Sappi Trading做会计师,2002年升为地区财务总监,2013年开始担任现职。她负责财务活动,如税务筹划、集团重组、集团财务和年度报告等,该集团总部设在香港,在美国、南美洲、澳大利亚和非洲均设有办事处。罗颕诗与CFO在业务发展方面紧密合作,并时常要运用税务专业知识帮助公司发展。她说:“财务总监在业务发展中能发挥更大作用。我们不再只是负责财务报告等工作,而是更积极地参与战略和税务规划。”她解释税务知识,尤其涉及不同税收区的税务知识,如何有利财务总监提出宝贵意见。她要活用自己的知识,向销售经理、CFO或执行委员会成员提供建议。罗颕诗说:“我还必须确保公司符合所有法定和商业要求。这是我的主要职责领域。”

管理风险

财务总监越来越要常处理降低公司风险的工作,这在传统上由首席财务官担任。事实上,根据麦肯锡公司(McKinsey & Company)2017年的一项研究“CFO的角色”( The Role of the CFO ),64%的首席财务官( CFO)表示公司的风险管理团队直接由他们管理。 由于财务总监与首席财务官的工作关系更密切,甚至直接为首席财务官工作,因此,公司需要依靠财务总监来管理各种风险,如信贷风险、运营风险、流动资金风险和声誉风险等。现在,财务总监还面临着网络安全风险的压力。金门建筑的连安泰解释道:“因为财务总监是财务团队的一部分,我们要负责掌控敏感的财务信息。如果这些信息被向外披露或泄露,我们要承担最大责任。管理层会首先来找我们。”为了防止这种情况,连安泰说,财务总监需要与公司的风险管理团队或IT部门合力制定战略。举例说,连安泰每两周会与IT部门举行会议,讨论信息安全风险,以确保数据得到适当管理和保护。“财务总监需要向IT部门提出问题,确定哪些东西可以上传,哪些不能,以及哪种云解决方案可安全采用。

长江基建集团有限公司国际业务部财务总监张学良同意,网络钓鱼电邮等网络风险正为当今财务总监带来挑战。他说:“现在,我们需要担心网络诈骗、电子邮件泄露和黑客入侵,以至企业资源计划系统被攻击。”张学良回忆起在上一个职位时发生过的电邮泄露事件。“我记得当时给首席财务官发了一封重要的电邮。由于我们的系统出现问题,仅仅一天时间内,电邮内的关键信息已泄露到媒体甚至市场上。那是要由总部来处理的巨大问题。” 张学良承认,如公司有妥善的内部监控,这个问题本应可以避免。他补充道:“这是财务总监要当心的事情。首席财务官通常会监控所有这些风险,但现在他们依赖财务总监提供风险管理建议。这种情况越来越多。”张学良还定期与业务风险委员会开会,讨论防范措施。“我们最近讨论了三种新兴风险:网络风险、环境与健康、安全风险和监管风险。”他说:“我们会找出这些风险将如何影响我们的业务,并制定风险应对计划。”

煜荣集团的首席财务官周镇忠说,由于财务总监要承担更多责任,他们应主动向首席财务官或管理层说出潜在业务或财务问题。他说:“每个人都很忙,尤其是管理层,有可能会忽略重要资料或关键信息。”他的财务总监之前向他提过一些疑虑,之后他们一起解决。“她发现了一些当时连我都没注意到的财务报表问题。”周镇忠说,财务总监保持警惕和勇于提出意见,有助公司避免潜在问题。他解释道:“为帮助公司监控风险,财务总监在上班时和下班后都应该要保持警惕。比如说,他们在下班后看到不利公司的消息,他们应该即时提出,因为这可能会影响到公司。假如真的有影响,但没有向管理层提出,后果可能会更糟。”

长江基建集团有限公司国际业务部财务总监张学良继续解释为什么对企业来说,将环境、健康和安全风险降到最低如此重要,尤其是面对“新冠疫情“我们常说安全第一。比如说,现在有一宗“新感染病例,企业就至少需要停业14天。因为这风险相当重大,所以我们在开会时会讨论,企业没有安全防护,不可能蓬勃发展。”他说,财务总监应该与运营团队讨论每种潜在风险的应变计划。他说:“我们在加拿大也有石油业务,当中最大的风险就是石油泄漏。”他会与运营团队开会讨论管道缺陷风险。张学良说,早发现并处理风险至关重要,因为这能预防环境威胁、节省未来成本。“即使保险会赔偿泄漏事故的部分损失,但公司要付高昂的保险费用。这是我们需要风险行动计划的好例子。

从财务总监( FC) 到首席财务官( CFO)

财务总监晋升成首席财务官看来是顺理成章的事。煜荣集团的首席财务官周镇忠说,要实现这一点,财务总监必须是全能型的专才,同时要具备专业以外的知识。他解释道:“现在的财务总监不再只是管理数字和财务数据。他们必须时刻准备接受新科技并留意最新发展。”他建议财务总监要不断建立自己的商业人际网,多参加例如HKICPA公会举办的研讨会和活动,以及其他团体活动以获取其他行业的知识。“通过这些活动你可以认识不同人,向他们学习,以及了解行业内外的最新发展。”他说:“你永远不知道什么时候CEO或CFO问你一些与财务会计完全无关的意见,你要懂得如何回应。

正如Sappi Trading的财务总监罗颕诗认为,年轻的会计师应该先以成为成功、全能型的财务总监作为目标。她建议他们花多点时间熟悉公司的运营与业务。“你必须把握机会去了解公司的背景运作、发展情况,同时要找机会多与管理层交谈从中学习。”她说:“你不可能在一年里对一切了如指掌,但当你掌握了这些知识,你就有更大机会成为财务总监。”

金门建筑的业务发展部财务总监连安泰强调,要抱有开放的心态并养成自学习惯。“财务总监的角色正在不断转变,IT知识变得非常重要,所以要试着学些有利于业务决策的新工具。”他说:“我们要了解业务和数字背后的含义,所以要紧密监察业务,保持开放心态和灵活变通。”

长江基建的国际业务部财务总监张学良补充道,除了要在会计、税务、财资和财务管理等专业知识打下扎实基础,未来的财务总监还要具备敏锐的商业触觉。他说:“他们必须了解经济环境、竞争和科技发展等因素会如何影响财务业绩。”他补充道,财务总监要对业务流程有充分理解,才能发现和解决公司内部问题,他们还要磨练软技能。“员工管理、团队合作、沟通和规划等技能,都是令你胜任岗位的关键。

推动财务创新

现今的财务总监日益需要具备软件技能,从而为公司革新和改善内部工作流程。市场研究机构Dimensional Research在2019年进行的一项研究“了解现代的财务总监”( Understanding The Modern Controller )发现,在过去10年,78%的财务总监投放了更多时间于IT管理。 而几乎所有的受访者都指出,ERP企业资源计划、云会计和财务报告软件等科技都在决策过程中为他们带来帮助,其中91%的受访者提到科技提高了财务报表的质量,让他们腾出时间来处理其他工作。

财务总监的一天

不少财务总监都会认同,他们每天都充满着变化,每天都不一样。

金门建筑有限公司业务发展部财务总监连安泰说,他的早晨可能是从准备管理报告、与公司高级管理层开会开始。连安泰说:“下午,我可能会与业务部门讨论战略、处理高级管理层和股东的文件。”

亚洲杂货有限公司财务总监陈丽姸的一天则会由查看电邮开始。她说:“我要知道外部人士如审计师有没有查询,需要我们处理。”其余时间她可能用于合并账目,根据《上市规则》规定整理季度报告,以及与不同团队开会。“每天都有两个会议,一个是与销售和运营团队讨论业务发展计划,另一个就是董事会会议。我还要负责跟进每位董事是否能出席。”

Sappi Trading Hong Kong Limited的财务总监罗颕诗每天都要与五湖四海的人沟通。“我们有很多会议,要与全球不同地域联系,所以下午我通常与其他地区的同事开线上会议。举例说,我只能在下午与欧洲和南非办事处通话,所以我会腾出下午来与集团其他分区同事沟通。”她解释道:“晚上时间,我则与南美洲的团队通话。”

长江基建集团有限公司国际业务部财务总监张学良一天的工作则始于查看待办事项。他说:“我会与团队召开简短15分钟的电话会议或面谈,了解他们的工作主次安排、解决问题。”他还要定期与首席财务官和不同团队开会。他说:“我会根据每月的报告时间表,审阅财务报告、董事会和委员会文件,并为公司决策准备报告和分析。”张学良工作忙碌,虽然偶尔也要在周末上班以赶上紧绌的报告期限,但他说财务总监也应做到工作与生活平衡。“下班后,我尽量避免把工作带回家。

未来角色

未来的财务总监角色将进一步多样化发展。随着公司及同事的期望越来越高,要在瞬息万变的商业环境和新科技发展中取得成功,财务总监需要应变和与时俱进,不断为业务增值。

长江基建国际业务部财务总监张学良指出,随着首席财务官的职责不断演变,可以预期财务总监将承担更多首席财务官的工作。他说:“我们时刻都是首席财务官的得力助手。我认为首席财务官的角色会变化起来,未来董事会和高级管理团队会对首席财务官有更多要求,亦会给财务总监带来压力。我能想象到,除了管理日常财务职能以外,我将会出席更多董事会会议参与决策事宜。”他解释科技如何在企业业务中发挥更大作用,财务总监应如何装备这些技能来加快工作流程。他说:“科技将改变我们的角色。财务总监的工作时间很长,所以我们会更依赖自动化和人工智能来提高工作效率。”

金门建筑业务发展部财务总监连安泰同意并认为财务总监将会逐渐成为凭商业及账目数字知识引领科技变革的人。连安泰说:“财务总监应该从会计师发展成为懂得利用最新科技加快和改善整体业务流程的人。”他认为,财务总监可从工具所得的数据,洞悉可行方案,以协助企业提升业务表现。“自动化和数据可视化都能派上用场,不只是财务部门,企业内所有部门都能受惠,而我们就是推动这些举措来改善企业的人。”虽然这些新责任会令财务总监的工作更繁重,但大多数财务总监都表示愿意接受这种转变。“凡事都有正反两面,工作越有挑战性,我们承受的压力就越大,亦驱使我们有更大动力去学习。”连安泰补充道:“财务总监应要有雄心壮志,勇于迎接挑战。经历不同挑战,能令我们有更丰富的阅历和学习机会,在事业阶梯拾级而上。”

张学良同意现在财务总监的压力比以往更大,但只要对工作充满热诚,就能成为出色的财务总监。他说:“你一定要走出舒适圈,当你要承担额外工作时,就要好好管理自己的时间。”

蓝十字(亚太)保险有限公司财务总监黄玉莲寄望在将来的决策过程中,财务总监能贡献更多。她说:“我喜欢为公司提供专业会计意见,为决策过程出一份力,看到某条业务线的利润率有增长,我会感到很满足。”

(本文首发于香港会计师公会会员杂志 A Plus 2020年第5期, 经授权编译发表。查看原文请点击以下原文链接。)