会计凭证怎么有效保管?做到这5点,万无一失!

2021-04-01上一篇 : |下一篇 :

会计凭证怎么有效保管?做到这5点,万无一失! 资讯 第1张

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会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据,是重要的会计档案和经济资料。本单位以及其他有关单位,可能因为各种需要查阅会计凭证,特别是发生贪污、盗窃、违法乱纪行为时,会计凭证还是依法处理的有效证据。因此,任何单位在完成经济业务手续和记账后,必须将会计凭证按规定的立卷归档制度形成会计档案资料,妥善保管,防止丢失,不得任意销毁,以便日后随时查阅。

1.会计凭证应定期装订成册,防止散失。

会计部门在依据会计凭证记账以后,应定期(每天、每旬或每月)对各种会计凭证进行分类整理,将各种记账凭证按照编号 顺序,连同所附的原始凭证一起加具封面和封底,装订成册,并 在装订线上加贴封签。会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员和装订人员等 有关事项,会计主管人员和保管人员应在封面上签章。

从外单位取得的原始凭证遗失时,应取得原签发单位盖有公章的证明,并注明原始凭证的号码、金额、内容等,由经办单位会计机构负责人(会计主管人员)和单位负责人批准后,才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的,如车票丢失,则应由当事人写明详细情况,由经办单位会计机构负责人(会计主管人员) 和单位负责人批准后,代作原始凭证。

2.会计凭证应加贴封条,防止抽换凭证。原始凭证不得外借, 其他单位如有特殊原因确实需要使用时,经本单位会计机构负责人

(会计主管人员)批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制 件,应在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。

3.原始凭证较多时,可单独装订,但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类,同时在所属的记账凭证上应注明“附件 另订”及原始凭证的名称和编号,以便查阅。对各种重要的原始凭 证,如押金收据、提货单等,以及各种需要随时查阅和退回的单据, 应另编目录,单独保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上分别注 明日期和编号。

4.每年装订成册的会计凭证,在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年,期满后应当移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

5.严格遵守会计凭证的保管期限要求,期满前不得任意销毁。