会计保留电子发票原件要注意:这些都不是规范的电子发票原件

2021-04-01上一篇 : |下一篇 :

会计保留电子发票原件要注意:这些都不是规范的电子发票原件 资讯 第1张

近日,财政部联合国家档案局发布了一个让会计为之一颤的文件:

《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》【2020】6号

通知明确要求:

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

虽然,会计们对这个通知要求很是头疼,但是毕竟饭碗要紧。心里不开心,身体还是诚实的。

本来,电子发票因为需要打印报销带来的诸如、重复报销、打印报销的问题就已经让会计头疼,现在需要归档原件这一要求,更是让广大会计们吐血吐槽。

而《电子发票查重工具》作为一款专业解决电子发票打印报销的生产力工具,当然要急会计所急,想会计所想。为响应《通知》相关管理要求,解决大多数企业会计收集、整理、归档难题。紧急开发上线了电子发票原件归档及员工预填功能。

《电子发票查重工具》原件归档功能支持以电子发票打印报销的生命周期为管理要素,实现一站式专业解决企业电子发票报销查重、真伪验证、原件存档、台账管理,打通财务与员工之间的电子发票传输的壁垒。

功能一上线,就收获了大把大把会计们的好评。

不过在实际过程中,就有会计在问:

为什么员工端上传电子发票原件时选择的电子发票原件无法识别?

后来经过沟通了解到:

原来你以为的电子发票原件其实不是原件!

那到底什么是发票原件呢?

首先我们先看看《财政部 国家档案局有关负责人就印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》答记者问》中关于原件的相关说法:

通过这个可以看出:电子发票原件是指由开票系统开出的,具有多重电子防伪技术的pdf或者ofd格式文件。而基于电子发票的数字技术特点,电子发票原件进行复制,邮箱传输,通讯软件传输都不影响发票原件的内容,都是属于电子发票原件。

那这些情况是不能算作电子发票原件的:

直接提供的转换成图片的电子发票文件

之前有销方为了方便直接将电子发票转换成图片,发送给购方,购方只需要打印报销就可以了,不需要存储原件,现在需要存储原件的话,这种图片不能算作电子发票原件的。

这种就是直接给的图片文件,不能算是电子发票原件

直接将电子发票截图出来保存的图片

因为电子发票一般都是pdf或ofd格式,在手机端打开或者电脑端传输麻烦,很多时候,都会偷懒,直接截个图保存或者传给会计存档,这种存储的图片文件不能算作电子发票原件。

将电子发票拍照后后保存的图片

有些会计让员工提供电子发票原件,员工直接用手机卡擦一下给电子发票拍一张照片,然后传给会计,认为这就是电子发票原件,当然,这也是不能当作电子发票原件的。

将打印出来的电子发票重新扫描成图片

因为员工报销只提供了打印件,现在出了通知要求保留原件,很多财务人员就直接将打印件重新扫描或者拍照的方式重新存成图片文件,当作是原件,其实这也不能当成电子发票原件的。

将上面三种图片格式的文件转换成pdf文件的

因为听说电子发票必须是pdf格式或者ofd格式,有些财务人员就将上面三种图片转换成pdf格式,认为这样就能算作是电子发票原件。当然这种能善于思考的方法是值得肯定的,但是这样处理后的文件也不能算是电子发票原件的。

电子发票原件识别小窍门

《电子发票查重工具》电子发票原件归档功能实现电子发票打印原件上传、报销查重、真伪验证、台账下载流程一站式管理。能快速方便的实现从员工获取电子发票到台账管理全流程的电子发票报销流程跟踪管理。

通过试用发票原件归档功能,员工选择电子发票源文件,自动识别发票的信息,初步查重工,然后打印发票提交会计审核,会计人员扫码审核,自动获取员工预填的信息和上传的原件,审核通过即可完成归档。在员工选择电子发票原件时,正常的电子发票原件都可以选取识别,如果时处理成图片的或者再加工成pdf文件的发票,就不能识别,达到判断电子发票原件是否正常的要求。