中交二公院的财务共享实践与创新

2021-04-01上一篇 : |下一篇 :

中交二公院的财务共享实践与创新 资讯 第1张

作为一项重要的管理模式,财务共享服务早已不是一项新鲜事物。从20世纪80年代福特公司建立全球第一家财务共享服务中心起,“共享服务”这一概念便开始逐渐深入人心。相关数据显示,目前,全球70%以上的财富500强企业正在应用财务共享服务管理模式。而在中国,财务共享当下同样呈现出快速发展的趋势,并涌现出了一批诸如海尔、宝钢、长虹等在财务共享实践方面的标杆企业。

企业建设财务共享中心该遵循怎样的路径?财务共享中心建设过程中如何实现财务系统和业务系统的集成,促进企业的业财融合?财务共享中心如何变得更加智能?在近日举办的CMAS大讲堂中,湖北省财务共享服务学会副会长,中交二航局董事、总会计师周露以中交第二公路勘察设计研究院有限公司(以下简称“中交二公院”)的构建为例,对上述问题进行了精彩阐述。

01

财务共享中心构建的源动力

中交第二公路勘察设计研究院有限公司是世界500强中交集团的全资子公司,具有公路、桥梁、隧道、交通工程、市政、轨道、建筑、环境生态、岩土与地下工程等专业领域的规划咨询、项目策划、勘察设计、投资建设、项目管理、工程总承包以及运营管理等全产业链技术服务能力,是我国公路勘察设计行业综合实力最强的企业之一,连年入榜“中国工程设计企业60强”。

“十三五”期间,结合发展实际,2017年,中交二公院提出要强化信息化支撑平台,推动“市场”和“管理”两个协同,其中管理协同强调管理部门与生产单位间的协同;2018年,公司进一步提出要推动管理会计建设,实现业财一体化发展。

据周露介绍,中交二公院在推进业财一体化工作上的探索,提高了公司财务管理水平,但是离公司财务发展战略目标仍有差距,尤其是随着公司多元化和规模化发展,管理层对财务部门提供数据分析和决策支持等价值创造的能力要求越来越高,传统的财务组织架构和管理模式逐渐凸显不足,主要体现以下三个方面。

一是财务组织架构无法满足业财一体化发展需求。首先会计核算、财务管理的职能分工界面比较模糊,财务人员在实际工作过程中需要不断转换工作内容,增加了其向价值创造性财务转型的难度。其次财务人员专业水平和执业标准不统一。财务人员的专业水平参差不齐,不同核算单位的同一类业务存在多个操作标准,企业中应用的分散财务管理模式在财务管理过程中可能会出现监管漏洞和不可控的财务风险。再次财务人员业务量难以量化,导致企业难以对其工作量以及工作效率进行量化考核,也难以评估财务人员的配置合理性。

二是业务与财务系统不能有效衔接,业财融合出现瓶颈。从运行的效果看,中交二公院业财系统相互独立,形成“信息孤岛”。同时,单据流转速度较慢,增加管理成本。

三是会计核算信息化程度较低,制约财务人员发挥价值创造力。从核算模式可以看出,项目辅助信息的准确度直接影响公司会计核算的规范化和精细化水平。在实务中,收入成本的确认、间接费用的分摊、人工薪酬的分配,以及研发费用的分配结转等财务核算,都涉及到成百上千的项目辅助核算,需要大量重复人工操作,效率低,也增加了出错频率。会计核算信息化程度较低,使财务人员将大量精力耗费在基础数据维护,造成财务人员无法精准乏力,制约财务人员发挥价值创造力。

四是电子发票重复报销和问题发票报销,增加公司税务管理成本。首先电子发票缺乏有效的管理手段。其次问题发票报销引发税务风险。再次进项发票认证工作耗时耗力,特别是随着全面“营改增”,公司可抵扣范围进一步扩大,近两年公司认证的增值税专用发票平均每年达到1万张以上。然而,目前用于进项认证的增值税发票勾选确认平台无法由国税总局提供,无法与公司财务系统集成,其所提供的的批量勾选功能自动化程度低,发票认证工作耗时耗力。

解决上述问题,正是中交二公院财务共享中心构建的源动力。

02

智能化业财融合体系构建

基于上述现状,中交二公院设计了一系列创新管理方案,进行智能化业财融合体系建设。

01

重构财务组织架构

通过分析中交二公院的财务部组织架构和岗位职责,可以发现公司财务部内部分人员存在一人多岗的现象,导致财务职能分工和界面模糊,财务管理人力资源与专业深度不足,难以有效支撑业务。为满足财务业务一体化的发展要求,中交二公院打破原来财务部内部工作组织架构,成立财务共享中心和管理会计中心,通过规范化、体系化的财务组织与流程重组,提高财务服务水平与运营效率,支撑企业发展战略。同时结合中交二公院组织结构特点,形成分子公司及直属项目财务中心,让财务人员充分与业务进行对接,不仅仅是坐在办公室里算账,还要走出去参与重大经营合同谈判和项目管理,到基层项目上去、到生产经营一线上去,更好地运用财务税收专业知识去协助领导及业务部门人员运作和管理好项目,同时利用财务信息工具,做到业财信息共享,实现业财一体化目标。

02

梳理各项业务流程

为了保证业务系统操作规则的规范性,对业务流程进行梳理尤其重要。中交二公院按照标准化、流程化、一体化的思路对相似业务进行汇总归类、统一标准,形成了10大类业务流程,102个子业务流程,通过业务流程梳理,对财务管理与各项主要业务流程的接口及控制风险点的把握更加清晰,为财务业务一体化管理好到了突破口。

03

财务核算标准化、流程化

在梳理完公司各项业务流程的同时,财务共享中心也确立了报账主流程。为保证核算项目和核算单位的唯一性,中交二公院对机关及下属分子公司的合同及往来单位进行了重构及去重处理,涉及13,000多条项目信息以及9,000多条往来单位信息。在往来单位的处理上,选取了全国组织机构统一社会信用代码数据服务中心标准名称,并以统一社会信用代码作为往来单位唯一识别字段。为保证会计核算的统一性,中交二公院对公司科目及其辅助项目进行了标准化处理,同时针对各项业务流程编制了会计核算手册,在此基础上设立了31个凭证模板及2,900多条科目映射。为保证银企直联的正常运行,公司对2,664个开户银行名称进行了标准化处理以资金支付准确性。为保证报账流程的标准化,中交二公院收集了各核算账套的全部审批流程共计218个,按业务范围、报账人职务等类型进行分析整理后按照统计格式部署至各单位的工作流平台。

04

财务系统与业务系统集成对接

财务共享中心建设不仅仅在于追求会计核算的“大一统”,业务财务一体化才是提质增效的着眼点。基于财务共享这个开放性的信息系统平台,各项业务能够通过对应的接口连通数据,由业务端按照标准的口径推送业务流数据至财务共享系统。

中交二公院财务系统与业务系统对接是采用的是中间库传输的方式。财务数据库服务器与业务数据库服务器一般通过文件传输的方式进行数据传输;也可以通过联机或者定义一个中间库进行数据传输,把需要传递的数据都放置在中间库中进行交换,这种方式能够保证两个数据库不受彼此干扰而较为安全。中交二公院在业务系统与财务系统的对接中将业务系统中的单位、部门、人员信息,工程项目、招投标项目信息,资产管理、收款确认和分包款支付管理、保证金管理、单点登录等业务实现了数据对接和采集。

数据完成采集后,还需要将生成财务凭证的业务数据与凭证接口建立取数关系,为凭证模版定义、科目映射定义和核算映射定义预制数据源,最后根据前面定义的凭证模版把业务单据生成财务凭证。经过以上各步骤,财务系统通过提取到的业务系统数据可以生成审核无误的记账凭证。

单点登录与移动审批

为方便员工报销,中交二公院在设计报账系统登录方式时选择了员工直接通过业务系统单点登录的方式。员工通过业务系统手机端查看影像并进行审批,也可通过点击已办任务查阅已审批的报账单信息,提升了整体的处理效率和信息透明度。

组织、部门、人员

为保证财务系统各核算组织、部门与人员信息与人力资源系统保持一致,中交二公院通过人力资源系统与财务系统的集成实现了数据同步。通过集成对接,当人力资源系统中部门、人员发生变化时,财务系统能够同步新增或修改核算部门,能够对人力资源系统中人员的新增、调动、职务变动情况进行相应变化。与此同时,中交二公院将单位核算模式定义、部门定义、操作用户申请等集中进行授权、审批、备案,财务系统根据授权及审批结果同步相应功能,员工在业务系统中进行一次申请,便可取得业务系统和浪潮系统中的操作用户,避免员工重复申请。

往来单位

当业务系统中需新增往来单位时,业务人员根据往来单位性质在业主名录或供方名录中做新增申请,并填写单位名称、社会信用代码、开户银行、开户名称、开户账号、联系人、联系地址等信息。业务系统新增往来单位通过审批后,会自动同步至财务系统。为保证财务系统往来单位的唯一性,业务系统以社会信用代码作为唯一识别码,部分没有社会信用代码的单位,业务系统会自动生成唯一代码。往来单位信息同步至财务系统后,可用于财务核算、发票开具、款项支付、询证等业务。

工程项目

在业务系统开发“核算项目同步”功能。项目信息同步为业财融合提供数据标准,为财务向经营单元及项目等及时有效的提供财务数据建立基础。项目信息的同步提升了信息传递速度、提高了信息传递质量。

收款确认

财务共享中心出纳每日将银行收款信息以表格形式导入至EMP业务系统,业务人员根据业务系统收款待确认任务池中的收款信息,匹配工程项目、保证金借支、发票(收据)后,提交相关领导审批再推送至财务系统。财务系统收到收款信息后,形成资金收款单,并根据收款单中相关信息,自动确认为工程项目收款或保证金回款。

分包付款

分包款支付集成能帮助中交二公院更好地执行分包付款联动预算,借以加强对分包款的事前及事中资金预算控制能力、实时管控合同执行风险、保障中交二公院经营性现金流,同时加快了单据传递的速度和准确性,尽量减少了人为因素干预导致单据传递滞后,业务办理速度大幅提高。

资产管理

资产管理集成是指固定资产和无形资产的增加、减少、调拨、处置、折旧等操作在资产管理系统和财务系统间的信息共享同步。资产管理集成使得资产的入账时间、入账价值、资产净值、所属单位部门等信息在资产管理部门、使用部门和财务部门间的数据保持一致,减少因为资料传递引起的系统差异,为更好的核对和管理公司资料提供依据。

05

开发上线税务管理系统

中交二公院税务管理系统具有如下核心功能。

一是实现发票自动查重和验真。引入OCR图像识别技术,让计算机会“看”。当系统识别报账单据影像含有增值税发票时,可自动提取发票信息,一方面自动与税务机关发票底账系统数据进行比对查验真伪,另一方面与系统提取过的数据进行比对查重,从根本上解决了电子发票重复报销和虚假发票报销问题,有助于规范经营业务、降低涉税风险。

二是实现发票“全台账”管理。上线税务管理系统前,公司仅针对销项发票在业务系统中通过发票申请相关功能形成台账;上线税务管理系统后,查验成功的发票会自动保存下来形成台账,一是方便财务人员对增值税专用发票进行批量勾选认证,提高工作效率,二是帮助财务人员在协查失联发票时能及时追根溯源、从容应对。三是实现税收指标总体把控。

06

推进财务智能化建设

通过财务智能化建设,首先实现了移动影像报销。财务共享后,员工报销时必须将纸质单据交初审人员通过扫描仪上传单据影像;2019年12月,公司将共享中心影像系统进行了升级。升级后,增加了移动影像功能,实现员工在报销“差旅及培训报销单”、“费用报销单”和“借款单”三类单据时,除选择将纸质单据提交初审人员处理外,还可使用“手机上传”和“本地上传”的方式上传单据影像,共享中心可直接根据报账人自行上传的影像办理结算。

其次,部署财务机器人。所谓财务机器人(英文简称RPA)是一个模拟人进行人机交互的软件机器人解决方案,是介于业务流程自动化平台和自动语言处理的一种中间形态。部署财务机器人,目的帮助共享中心完成重复性高、业务规则标准化程度高的工作。基于此原则,共享中心共梳理出10个业务流程拟交由财务机器人处理。截至2020年5月底,10个流程中,已陆续上线运行6个,剩余4个流程已完成测试待上线。

通过财务共享中心的建设,中交二公院首先实现了“专业分工”,增强人员价值创造力;其次,“财务共享”的建设,强化了财务管控力;再次,通过“系统集成”,实现了业财税深度融合。在此期间,湖北省财务共享服务学会为中交二公院搭建财务共享中心提供了专业咨询与实施建议,促进了中交二公院财务共享中心的不断完善与快速发展。

03

中交二公院财务共享中心的创新点

和传统的财务共享服务中心相比,中交二公院财务共享中心具有如下创新之处:

其一,中交二公院财务共享服务中心的建设,设计了契合勘察设计企业特色的管理方案。作为集团公司内第一家探索财务共享的勘察设计企业,中交二公院在建设财务共享中心的过程中,没有局限于其他单位共享中心的标准化模版,而是充分结合勘察设计企业自身特点,并定制开发了薪酬模块、收入成本模块和通用业务单模块等,实现了间接费用分摊、薪酬分配、收入成本确认、坏账计提、研发费用分摊等业务数据批量导入的功能,极大程度上解决了勘察设计企业因项目体量小但数量多导致核算难度大的问题。

其二,设计了“低影响、高效率”的数据处理方案。财务共享作为一项系统性工程是对业务流程的再造和财务体系的革新,会直接影响公司的生产经营活动。考虑到公司业务系统深耕多年,用户群体广泛且短期内不会被替换,公司在构建数据处理方案时,主动站在业务人员视角设计了大量的系统集成,还实现了在原业务系统移动端进行财务审批,一方面可最大程度的降低业务人员的学习成本,使其能快速适应财务共享模式,避免对生产经营活动产生较大影响;另一方面,系统集成下智能化的数据处理方式,不仅高效,且无形中已经将数据的规范化管理前置,标准化水平大幅提高。

其三,创新运用管理会计工具,嵌入业财两大系统集成方案。公司在重要项目和重点资金管理领域布控,创新推行“基于收款滚动预算的分包付款联动预算管理”并嵌入业财系统,实现业务关系方良性互动循环的科学管控。基于收款滚动预算的分包付款联动式预算管理,是以分包付款占收款比例为基础来控制分包付款额度,按项目类别横向分类,纵向分经营主管部门,以合同为单元,运用信息化工具,采用“上下结合、分级编制、逐级汇总”的编制方式,通过付款预算与收款预算联动,完善绩效管理链条,促进收款滚动预算提质增效,运用预算管理手段将业务流程、财务资金流程、管理流程有机结合起来,业财融合构建资金纵向到底的管理,实现了管理会计侧重创造价值,渗透企业管理全过程的功能。

其四,寓监督于服务,积极探索新技术在财务监督过程中的应用。公司财务管理工作时刻坚持服务与监督并重,在运用信息技术提升财务服务水平的同时,积极探索信息技术在财务监督过程中的应用。比如,开发上线税务管理系统,运用OCR技术自动识别技术和系统自动查验技术,既能从根本上解决电子发票重复报销和虚假发票报销问题,加强财务管控,又能尽量少的增加财务人员工作负担。

其五,在财务共享中心建设过程中,重视定制开发部分的知识产权保护。基于中交二公院的财务共享中心建设定制开发内容,公司申请了11项计算机软件著作权。