《连锁干货》:餐饮公司财务管理制度

2021-04-01上一篇 : |下一篇 :

《连锁干货》:餐饮公司财务管理制度 资讯 第1张

为适应公司发展与经营的需要,规范和加强公司财务管理,根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、及其他相关规定,并遵循《湖南友谊阿波罗商业股份有限公司财务管理制度》的基础上,结合公司的实际,制定本制度。

第一章 公司基本会计政策

一、公司会计确认、计量和报告以持续经营为前提。

二、公司以公历年划分会计期间,即每年的1月1日至12月31日,分月结算账目和编制财务会计报告。会计期间分为年度和中期,中期具体为月度、季度、半年度。

三、公司以民币为记账本位币。

四、公司以权责发生制为基础进行会计确认、计量和报告,采用借贷记账法进行记账。

五、公司在对会计要素进行计量时,一般采用历史成本进行计量。公司采用先进先出法确定发出存货的实际成本。

六、公司对应收款项采用备抵法核算坏账损失,年未按个别认定法和账龄分析法计提坏账准备。坏账准备的计提比例如下:

1年以内:不计提;1-2年:20%,2-3年:40%,

3-4年:60%, 4-5年:80%, 5年以上:100%

七、公司现金等价物是指公司持有的期限短、流动性强、易于转换为已知金额现金、价值变动风险很小的投资。

八、公司对固定资产折旧采用平均年限法,其残值率均为3%;对低值易耗品、包装物和物料用品在领用时采用一次转销法。

第二章、资金管理

一、现金管理

一、现金使用范围

1、按规定支付公司职工工资、资金、津贴、个人劳务报酬、福利、补助。

2、在支付给不能转账的集体单位或城乡居民的劳务和购买商品的款项。

3、在转账金额(1000)元以下,零星支付款项。

二、现金收入的管理

1、每笔收入都要及时开具发票或收款收据;

2、财务部出纳员收妥每笔款项后应在收款凭证上加盖“收讫”章或“收款专用章”,当日收到的现金必须在下午4:30分以前填好现金解款单交存银行,当天单据当天进行账务处理,严禁以收抵支,一经发现作违纪处理。

3、营业款

日班:店长下午5点前将款汇进公司指定账号→并告知财务登记出纳进行银行查帐→确认后以报表形式呈总经理查阅

晚班:下班后由店长保管→次日下午5点前将款汇进公司指定账号并告知财务登记进行出纳银行查帐→确认后以报表形式呈总经理查阅。

三、现金支出的管理

1、财务人员应严格按财务制度规定的审批手续对每笔支出进行复核;

2、出纳人员对每一笔款项都应以健全的会计凭证和完备的审批手续为依据,付款后,需在付款凭证上加盖“付讫”章;原始凭证和记账凭证交会计做账;

3、直接支付现金的,出纳人员必须要求当事人在《现金支付备查簿》上签字;

以现金支票支付的,则必须要求当事人在现金支票存根联签字,同时在《支

票支付备查簿》上登记并签字。《现金支付备查簿》、《支票支付备查簿》要求

采用订本式账户逐笔序时登记,日清日结。

4、银行单据签发和印鉴保管应当由两人上(含两人)分工负责。

四、收款收据及发票和管理

1、公司由出纳购买发票(或收款收据),建立发票购、用、存登记簿;

2、出纳开具的发票(或收款收据)进行登记,并将记账联连同现金缴款单当天

交会计进行账务处理,会计在登记本上签收;

五、 公司的现金管理必须做到五不准:

1、不准白条抵库;

2、不准用转账支票变相套现;

3、不准将单位收入以个人名义储蓄;

4、不准保留账外公款和私设小金库;

5、不准以任何名义坐支销货款,现金管理必须坚持两条线;

六、备用金制度:

1、业务周转金(备用金)由使用部门提出申请,由财务部审核,报总经理及财

务经理同意,方可办理借支手续。

2、根据业务需要,各使用人员定额如下:

七、代金券管理

1、公司代金券由行政部负责联系统一制作,制作前需报财务经理和总经理批准;

2、公司财务部门应严格把关,控制代金券发放数量和金额,加盖财务部门公章,并提供票样通知各门店。未按上述规定履行审批程序而制作的现金代用券无效,门店不得收取。

3、券面金额不得超过2000元。代金券的有效期原则上不得超过一年。

4、代金券消费视同内购处理,门店收到代金券及补差应及时上交给公司,收款方式录入为代金券。

二 银行账户管理制度

一、银行账户开设的有关规定:

1、公司基本存款账户由总公司按中国人民银行《银行账户管理办法》统一开设;

2、因经营管理需要开设银行账户的须提出申请报总裁批准后,再向银行申请开立一般存款账户、临时存款账户。

3、银行账户必须按国家规定开设和使用,银行账户只能供本单位结算使用,严

禁出借账户供外单位或个人使用,严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。

二、银行账户撤销的管理规定:

对一年(按对月对日计算)未发生收付活动的银行账户,应在一年期满后的30日内办理银行账户的销户手续。撤销账户时必须与开户银行核对账户余额,经开户银行审查同意后办理销户手续。

开设的银行账户必须在每月5日前编制银行余额调节表,银行未达账款不能超过30天,如属特殊情况需超过30天的必须报公司财务负责人同意。

三、银行票据、印鉴、密码器管理制度

银行票据、印鉴、密码器是公司银行存款收付的重要凭证和工具,为加强对银行票据、印鉴、密码器的管理,保证公司资金的安全,特制定如下规定:

(一)银行空白票据的购买、领用与保管

1、公司指定专门的财务人员到开户银行购买空白票据;预留单位公函和经办人身份证复印件供开户银行备查核对;财务专员到银行购买票据时必须出具身份证原件交银行验证。

2、建立银行票据登记簿:各单位根据票据用量多少从银行购买空白票据之后必须按银行类别设立登记簿,登记购买、使用、结存数量;票据使用必须做到随签发随盖章,并建立银行票据使用登记簿(包括票据号码、领用日期、收款单位、用途、金额、领用人签字)。对已签发的票据要及时催报注销,不得事先盖章备用。严禁签发空白票据。未经财务负责人同意严禁为除银行票据之外的其他文件盖章。

3、空白现金支票每次购买不得超过两本;

4、财务经理不定期抽查有关银行票据领用及使用情况;

(二)银行票据、印鉴、密码器及网上银行支付的管理:

1、银行票据、印鉴、密码器必须设专人分别保管,分别放在不同保险柜,并对保管室的门窗、抽屉,采取安全措施;

2、银行印鉴、密码器与填写票据分开管理,即购买银行票据或填开银行票据必须与管理印鉴、密码器者分开,禁止由同一人兼管;未经财务负责人同意严禁将银行印鉴携带外出。

3、银行印鉴、密码器管理人员严禁将密码告之其他任何人,对签发的所有银行票据(不论金额大小)一律加写银行密码,并每半年修改一次银行密码计算方法,并到银行备案;

4.网上银行专用设备(读卡器、U盘等)应视同印鉴管理,款项支付必须经过提交、复核、授权三个环节,且每个环节由专人办理。网上银行支付成功后银行联系员必须在次日前将网银支付回单从银行拿回并与支付存根核对。

(三)银行票据签发的管理:

1、签发银行票据时,字迹要清晰、规范,收款单位、日期、用途、大小写金额各项填写齐全;

2、票据领用人员发现票据丢失或被盗,要及时向财务经理和安全保卫部报告,并到银行办理挂失手续,向公安部门报案,凡因报告挂失不及时,给公司造成损失的,要追究责任人的经济责任;

3、签发票据发生错误不能更改的,应在票据的正联和存根上加盖“作废”戳记,作废的票据不得撕毁和丢失,应由财务部门按本单独装订成册,随会计资料一同归档;

4、对销售款采取银行票据结算的,要在当日把银行票据送交银行进账,收到收款通知的当日通知有关部门发货,否则,造成损失者,由相关人员承担责任;

5、由于各种原因造成的银行未达款及银行退票,本着“谁经手,谁负责”的原则,要及时查清原因,及时清理,银行未达账款不能超过30天,如属特殊情况需超过30天的必须报财务部长,并报公司财务总监。

三 资金支付管理

(一)货款支付管理制度

1、所有货款的支付须填制“货款支付审批单”;

2、“货款支付审批单”经主办会计、财务总监审核、总经理审批后方可支付。

(二)费用支付管理制度

1、所有费用的支付均须按《费用管理制度》规定的审批程序报批后方可支付;

2、费用报销的原始凭证必须合法;

3、金额在1000元以下的费用以现金支付,1000元以上至5000元的费用开具现金支票,5000元以上的费用开具转账支票;特殊情况需要支付现金的须经财务总监审批。

(三)其他非经营性资金的支付

其他非经营性资金的支付包括押金的退还、贷款的归还、股利的支付等,由经办人填制“非经营类付款审批单”, 押金的退还由主办会计核、总经理审批后即可支付,归还贷款和支付股利还须财务总监审批。

四 融资和担保管理 1、公司对外融资方式仅限向银行借款;

2、公司向银行借款由财务部书面提出申请,经公司股东会通过后,交由集团总部统一办理。

3、公司一律不对外担保和贷款。

第三章 财产管理

一、 资产购置管理

一、资产的购置

所有财产的购置实行事先审报制:由财产使用人根据实际工作需要提交购置财产的书面申请报告,经部门负责人核实、财务总监及总经理审批后方可购买。

二、资产的使用与保管

1、公司财产由其财务部门管好财产账务,行政部做好“财产卡”的登记和保管工作,财务部和行政部管理共同管理好财产;

2、公司内部人员异动时,原则上其财产存留在原使用部门,特殊情况可随人员的异动而异动;

3、人员如系外调或辞职等原因调离本公司前,其所在公司办公室要求调离人员到财务部门和相关财产管理部门办理财产移交手续,并有财务部和行政部出具的“财产手续已清”的字样后,方可签署“手续已清、同意调离”或相关字样,予以办理调离手续;

3、所有人员异动,财务部门都必须根据其财产情况对财产账务作相应处理,负责“财产卡”登记和保管的部门必须办理好“财产卡”的变动手续。

4、财产的保管实行“谁使用,谁负责”的原则,实物负责人保管不善造成财产遗失损坏的,由实物负责人赔偿。

三、固定资产的计价

1、固定资产的初始计量:

固定资产的计价主要有以下两种方法:

⑴、按历史成本计价:

固定资产的历史成本是指公司购建某项固定资产过到可使用状态前所发生的一切合理、必要的支出。凡新购建固定资产的计价、确定计提折旧的依据等采用这种计价方法。

⑵、按净值计价:

固定资产的净值也称折余价值,是指固定资产原始价值或重置价值减去已提折旧后的净值。这种计价方法主要用于计算盘盈、盘亏、毁损固定资产的溢余或损失等。

2、固定资产的价值构成:

⑴、外购固定资产的成本,包括购买价款、相关税费、使固定资产达到预定可使用状态前所发生的可归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。

⑵、投资者投入固定资产的成本,应当按照投资合同或协议约定的价值确定,但合同或协议约定价值不公允的除外;

⑶、其他途径取得的固定资产,其初始计量一律参照《企业会计准则》。

四、固定资产的折旧

1、固定资产的折旧方法: (我公司固定资产折旧统一采用平均年限法)

固定资产折旧采用平均年限法,其残值率均为3%。

2、公司对所有固定资产计提折旧。但是,已提足折旧仍继续使用的固定资产和单独计价入账的土地除外。

固定资产应当按月计提折旧,当月增加的固定资产,当月不计提折旧,从下月起计提折旧;当月减少的固定资产,当月仍计提折旧,从下月起不计提折旧。

3、固定资产类别、折旧年限及折旧方法表:

资产大类

资产小类

折旧方法

年限

适用资产

通用设备类(01)

机器设备

平均年限法

10

空调、空调系统、空调通风

商用设施

平均年限法

5

商用设施(支架、护栏、POP设施等)

收款设备

平均年限法

8

收款设备、收银台、收款机、扫描枪

消防设备

平均年限法

5

消防工程

货架、货柜、陈列柜

平均年限法

5

办公用柜、保险柜、货柜、货架

电子及办公设备

电子计算机及相关设备

平均年限法

3

图片描述(最多50字)

电脑主机、显示器及相关配置、兼容机、各种打印机、服务器、商业业务系统、UPS、综合布线、机房防雷系统、杀毒软件等

现代办公设备

平均年限法

5

扫描仪、摄影器材、考勤系统、投影仪、复印机

电子点钞机

一次性摊销

运输设备

汽车

平均年限法

8

房屋、建筑物

临时性装修,且金额在10万元以内

一次性开支

一次性装修超过10万元的

平均年限法

4

三、固定资产的报废

凡因各种原因不能继续使用须报废的,行政部和财务部根据财产的状况,同类财产市场情况等多种因素共同合理定价,并以书面形式报请财务经理和总经理审批,

二 门店装修管理

1、门店装修申请由行政部负责,一般需在年初预算时制定装修计划,如遇特殊情况需进行门店装修的,须报财务总监、总经理批准。

2、门店装修分为加盟店装修和自行招标装修。

3、自行装修由公司统一招标装修队伍,由零售部提交具体装修方案和预算,报财务总监和总经理批准。

第四章、采购及仓库管理

一、采购管理

(一) 采购原则

1、采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购员必须高度重视。

2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。

3、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

4、询价比价原则:物料采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。

5、一致性原则:采购人员订购的物品必须与申购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足申购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请部门更改申购单。如确因特定条件数量不能完全与申购单一致,经审核后,差值不得超过申购量的5—10%。

6、低价搜索原则:采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。

7、廉洁原则:

(1)自觉维护公司利益,努力提高采购物品质量,降低采购成本。

(2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。

(3)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。

(4)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。

(二)采购申请

1、采购之前,物料需求部门须填写“申购单”,申购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求等。按采购申请流程,由各相关部门审批,批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出异议者,应于2个工作日内将意见反馈给申购部门。

(1)申购总金额在1000元以内的交店长或餐厅经理审核签字;

(2)申购总金额在1000元-2000元的交区域经理审核签字;

(3)申购总金额在2001元-5000元的交部门总监审核签字;

(4)申购总金额在5000元以上的交总经理审核签字。

2、紧急采购时,由物料需求部门在“申购单”上注明“紧急采购”字样,以便及时处理。

3、若撤销采购,应立即通知采购人员,以免造成不必要的损失。

(三)采购流程

1、询价比价议价:

(1)每一种物料原则上需两家以上的供应商进行报价。

(2)采购员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录表》,按低价原则进行采购。

(3)属下列情况者,无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录。

2、样品提供和确认:

(1)若须进行样品提供和确认的,须确定送样周期,由采购人员负责追踪,收到样品后,须第一时间送交需求部门进行确认,必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。

(2)对于需要保存样品的,须作封样处理,以便日后作收货比较。

3、供应商选择:

(1)优先选择具有合法经营主体者。

(2)优先选择品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

(3)优先选择信誉良好者。

4、合同签定:

(1)供应商经送样审查合格后,由采购部门与选定的供应商签订合同。

(2)交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理。

5、进度跟催

(1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催,以确保物料能适时供应。

(2)若采购物料无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知需求部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会需求部门。

6、出品部门每天所需的小菜、肉类、水果、水产、家禽等要求新鲜的物料由采购部按上述流程确定供应商后,出品部根据每天的物料需求按需向供应商报货。包装、瓶装、罐装等有保质期,可存储一段时间的物料由仓库向供应商报货。

(四)采购员职责

1、建立供应商资料与价格记录。

2、做好市场行情的经常性调查。

3、询价、比价、议价及订购作业。

4、所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

5、做好平时的采购记录。

(五)采购付款方式

1、物品采购无论金额多少,一律由经办人签字,财务经理审核,

总经理核准签字后方可报销。

2、物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购订单、收款收据等单据方可结款或开支票。

二、仓库管理

(一)订货

1、仓库管理员要根据库存情况和餐厅需求进行订货。

2、订货前务必核实库存情况,避免出现积压或断货情况。

(二)入库管理

1、物料入库时,仓库管理员必须凭送货单办理入库手续,确认无误后才能签字。对于不合格的或手续不齐全的物料拒绝入库,并上报相关领导。

2、仓库管理员对入库物料要做好核对检查工作,包括核对检查物料的数量、生产日期、保质期、包装物是否完好无污染、物料质量状态有无异常变化、规格型号、单价、金额等,发现异常情况拒绝入库并上报领导解决。

3、物料入库时按照来货先后和生产日期或保质期先后顺序分类存放,做到先进先出,先到期先出。入库物料在摆放时还要注意遵循上轻下重,上小下大的原则合理利用空间。容易受潮的物料不能直接放地上。

4、直送厨房的物料需会同厨师长(或其指定收货人)一起收货,由厨房负责质量验收,仓管员负责数量验收,双方均需在入库单上签字;直送吧台的物料需会同吧台主管(或其指定收货人)一起收货,由吧台负责质量验收,仓管员负责数量验收,双方均需在入库单上签字。入库单为一式三联,其中第一联仓库留存和录入人为餐饮管理软件的依据、第二联连同供应商送货单和电脑打印入库单交财务记账用,第三联给供应商作为结算货款凭证。

5、保存好送货单等相关单据,以月为单位装订并保存,以便以后查验。

(三)出库管理

1、各部门领料时间集中在上午11:00分之前和下午17:00分之前完成领料,领料时需提前填写好领料单,写清领用部门、领用物料名称、规格、数量和领用人。

2、仓库管理员根据领料单发放物料,同时将当天的领料单统一装订在一起保存。

(四)盘点

1、仓库管理员在月末要对库存各种物料进行盘点,应做到账帐相符,账实相符。发现问题及时查明原因,并进行相应处理。

2、配合公司财务部和营运部的清点检查工作。

(五)仓库管理

1、仓库内的各类调料、干货、粮油等,要分开存放并有明显标识。

2、存放的食品应与地面保持不少于15厘米分的距离,建议与墙壁之间留有不少于5厘米的缝隙,以利于通风换气;货架之间应有一定的间距,中间留有运输货物的通道。

3、建立库存食品定期检验制度,对库存食品,随时掌握所贮存食品的保质期,最接近保质期的产品放在货架的最外侧,防止发生霉烂、发软、发臭。

4、仓库要定期打扫,要关注仓库内的虫鼠害情况,防止仓库内物料发生虫蛀、鼠咬。

(六)安全管理

1、做好仓库的安全管理工作,每天检查仓库的防火、防水、防盗措施,做到人走门锁、灯关。

2、仓库内物料码放时注意合理分配位置及叠放高度,避免出现坍塌、掉落等事故,造成人员伤害和物料损坏。

第五章、费用管理

一、费用报销的流程和审批权限

(一)日常管理费用报销的流程

(二)须集团公司总部招标确定的项目

①、财产保险:固定资产、存货、车辆保险等;

②、车辆维修;

③、广告开支:媒体单位、广告宣传印刷、新闻报纸印刷等;

④、各种专用票据、证件印刷

以上项目规定的内容,如果总部没有安排统一招标或系日常的单项采购,可按程序申报批准,由公司自行采购或开支。

(三)须公司财务会同有关部门制定全年开支定额或标准的项目

1、广告费、业务宣传费

2、业务招待费

3、手机话费

4、职工福利费

5、职工教育费

(四)部分费用报销时间的规定

下列费用须于发生之日起至次月25日前履行相关报账审批手续,超出报账时间原则上不予开支;特殊情况超出规定报账时间的需报总经理审批,具体如下:

1、业务招待费

2、个人通信费

3、交通费

4、差旅费

5、零星办公用品费

6、电脑耗材、物料用品

7、广告费、业务宣传费

(五)费用审核(审批)时间规定

费用审核或审批时间主要是指公司须呈报财务经理和总经理审核或审批的费用时间,原则上于收到呈批件当日予以审核或审批,特殊情况可自收到呈批件当日起三日内予以审核或审批。

(六)其他

1、经办人、证明、审批人签字时要求措辞准确,内容具体,金额准确。经办人须注明费用发生时间、内容,审批人按审批权限签“情况属实”、“同意开支 ”或详细审批意见等。

2、两项或两项以上费用必须填报《费用报销汇总表》,原始单据附后,按公司费用审批程序办理审批手续后,再交财务办理报销手续。

3、自制原始凭证,必须有经办人、复核人签字。

二、业务招待费管理

1、费用开支实行先申报后开支,从严掌握。

2、全年开支总额不得超过公司核定定额标准。

3、业务招待费超过公司限额或单次金额在1000元(含)以上的须经财务总监审核、总经理批准后,方可开支。

三、差旅费的管理

差旅费是指公司职员因工作需要前往外地联系进货、销售、参加各种会议、培训等所需发生的相关费用。

(一)出差实行事先申报制:

1、国内城市:须填制“出差申请单”报请总经理同意后方可出差;

2、中国境外(包括港、澳、台地区):一律书面报请集团公司总裁同意后方可出差。

(二)差旅费借支审批程序:

借支差旅费须提供按规定已经审批同意出差的报告,并填写《差旅费借支申请单》,履行差旅费借支手续,方可办理借支。具体借支审批权限如下:

1、借支金额在2000元以下的,依次由借支人(经办人)、部门负责人、财务经理签字;

2、借支金额在2000元以上的,依次由借支人(经办人)、部门负责人、财务经理签字、总经理签字;

(三)差旅费报销的标准及审核:

1、报销规定:出差人员应根据出差的目的和事由,合理安排出差时间、地点及路线,并在“出差申请借支单”所规定的时间返回,若须延长,应及时与经理联系,经有关领导同意后方可延长外出时间;否则,超过日期的费用自理。

2、出差人员须在返程后7日内填写“差旅费报销单”,经相应财务负责人审核后报销,逾期未归还差旅费借支的按每天1%的罚息,从本人工资中扣除。各单位财务负责人根据核定的报销标准进行审核后,出差人员应在当天及时补缴余款。未借支差旅费的,也必须在返程后7日内予以报销,否则,财务部门有权拒绝报销。如属特殊情况必须报集团财务总监特批,并在差旅费报销单上注明“超报销期限”字样。

报销标准:

报销项目

单位

一般员工

部门经理

副总经理

总经理

住宿费

省会及特区城市

150

180

250

350

一般城市

100

120

200

280

伙食

补贴

省会及特区城市

50

50

50

50

一般城市

30

30

30

30

交通费补贴

省会及特区城市

20

20

30

30

一般城市

10

10

20

20

注:特区指北京、上海、深圳;一般员工包括主管;

交通工具标准(限最高标准)

图片描述(最多50字)

职务标准

一般员工

公司中层

公司高层

火车

硬席车

硬席车

软席车

轮船

三等舱

二等舱

一等舱

飞机

/

/

经济仓

(四)特殊情况处理办法

1、本着节约的原则,同性别的人员一起出差,规定住双标房,每两人只能报销一间房的住宿费并且按一个人的标准限额报销。(总经理除外)

2、住宿费凭住宿发票在限额内实报,补贴按出差实际天数计算;没有住宿发票的,不分职务按实际住宿天数每人每天30元标准补贴住宿费。

3、自带交通工具的,不发给交通费。职员借出差绕道探亲或旅游的,绕道费用自理,同时绕道探亲或旅游期间不再发放出差补助。

4、凡参加会议统一收缴并报销会务费的,不再报销会议期间的住宿费、伙食费,但交通费照发;凡是公司统一组织参加的订货会出差,个人不再报销会议期间的住宿费、伙食费、交通费。

5、在办理业务或处理公事中,若需招待对方,一律按公司《业务招待费管理制度》执行。

四、 电话费管理

电话费用制订标准总原则:对岗位不对人,就岗位工作所需制订标准。

(一)手机费用管理

1、同意报销话费者,手机必须由个人购置。

2、手机月度费用标准(限额内实报):

总经理 1000元

项目经理 800元

财务总监 500元

副总经理、总经理助理 400元

部门经理 200元

主管及主办 100元

3、特殊情况下,话费超标应写出具体情况,报财务经理、总经理批示。

4、公务出差产生的漫游费,可于标准外,按实报销。

(二)住宅电话费用管理:

住宅电话费用月报销标准(限额内凭发票报销)

总经理 200元

项目经理、财务总监 150元

行政副总、总经理助理 100元

(三)国内长途及国际长途电话的管理

公司人员凡因工作需要必须使用国内长途电话的人员,首先填报“国内长途电话审批单”,经公司经理批准后,方能使用,如未经批准使用的,所付话费由该使用人员在工资奖金中承担;

(四)办公室电话费月标准

1、总经理 300元

2、总监、副总、项目经理 150元

3、业务经理 150元

4、其他 150元

因重大活动等原因费用超标的,须写出增加电话费申请报告, 经批准后方可报销;

(五)其他规定:

1、手机号码与住宅电话号码,一经登记,不得随意变更。因特殊原因需要更改,请在变更后通知财务部门,否则不得报销。

2、手机号码必须是本人名字,且是本人工作使用的电话号码。

3、严禁借用他人电话费发票报销费用,财务部有权拒绝此类发票的报销。

五 广告费管理

(一) 总原则

1、年初申报总额,年内计划限额内开支;

2、大额开支实行事先申报制。

(二) 广告费用控制与管理部门:

公司的广告策划、费用预算由营销总监负责,费用控制由财务部负责。

(三) 大额费用开支实行事先申报制

公司的广告业务策划,须先有事项的请示报告,事后根据实际开支额履行相应的审批手续,具体程序为:由其零售部或销售部提请报告,要求注明广告活动时间、媒体单位、活动名称及内容、广告费金额等,经财务总监审核、总经理审批后方能实施。

(四) 广告费开支内容管理

1、广告开支适应范围:节假日、公司店庆、与品牌相关的广告策划活动等;

2、公司策划的广告活动,其广告图、平面设计必须符合公司统一的形象要求。

(五) 广告费的支付

1、凡公司对媒体单位有广告费预付款的,营销总监提出经财务总监审核、总经理审批后办理;无预付款的媒体单位,由公司直接与其结算。

2、广告费报账时间:所有广告费用应于发生后的次月25日前予以报账帐。

3、报账须提供的凭据:A、事项的请示报告;B、完善审批手续后的广告业务专用发票(业务宣传费则提供与之相应的正规票据);C、媒体的刊播证明和报刊杂志原件;D、与媒体单位的对帐确认书。

第六章 财务单据规范管理

一、自制原始凭证、签字手续和内容的规范

1、所有费用报销都必须取得国家统一的正规发票,并由经办人在原始发票背面注明费用发生的时间、事由。审批人按公司费用审批权限在发票背面签字。

2、经办人、证明人、审批人签字时要求措辞准确,内容具体,金额准确。按审批权限签“情况属实”,“同意开支”等字样。

3、两项或两项以上费用必须填报《费用报销汇总表》,原始单据附后,按公司费用审批程序审批后,再交财务办理报销手续。

4、自制原始凭证,必须有经办人、复核人签字。

5、费用会计根据公司费用报销制度审核后,填制记账凭证,并在审核人处签字后,再由经办人到出纳处领取款项并签收。

二、商品进销调存原始单据的规定

1、原始单据的审核:各类业务单据必须有经手人、实物负责人的签字,进仓单、返厂单、进价变价单必须附有原始单据,损溢单报相关领导审批。特别对 “进价调整”、“折扣分担”及“退货”三项业务,电脑系统在录入审核前,必须确认符合如下条件之一:

①业务部门认真填写手工申请单据,有供应商加盖公章确认,且公章名称与系统厂商名称一致。

②业务部门认真填写手工申请单据,供应商另行发函确认(确认函上务必列明细项内容,与手工单据一致,并加盖公章)。

③业务部门认真填写手工申请单据,供应商另行委托个人全权代理,在手工单据上签字确认,委托书上须注明姓名、有效时间、并附上个人身份证复印件,加盖公章确认。

2、临时费用(含合同之外的任何费用)的收取,总部财务管理中心和门店财务部必须依照上述原则执行审核,并妥善保管原始单据。