财务共享服务中心的误解与快速建设上线的心得

2021-04-01上一篇 : |下一篇 :

财务共享服务中心的误解与快速建设上线的心得 资讯 第1张

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复工开启,8天假期后企业又进入忙碌,所有的周而复始像一种规律又是一种趋势,一些企业的财务共享已经进入新的阶段,一些企业刚打算建立财务共享,本次特邀请有数家企业建立共享中心经历的专家,来自阿克苏诺贝尔全球共享服务中心总经理周玲分享财务共享服务中心的误解与快速建设上线的心得

周玲不是财务和信息化专业,是经济相关专业,毕业后误打误撞进入财务共享领域,就一直在这个领域十数年,在多家企业实践了财务共享以及GBS,看着共享中心的变化,经历一个中心的企业,也在多个共享中心的企业就职过,与这些企业架构、流程、管理变化一起变化与成长,是完全的共享实践派专家。本次特邀她分享有关财务共享中心建设的心得以及数智时代共享的优化。

周玲,阿克苏诺贝尔共享中心总经理

曾负责弘阳集团财务共享服务中心、嘉吉中国共享服务中心建设;马士基集团深圳、成都的全球信息中心建设、北亚区财务共享服务中心组建。

近20年财务共享服务工作经验,有丰富的财务共享服务中心、信息中心、GBS的建设及团队组建经验,对于从共享中心初始、实施、项目上线以及运营皆有成功经验及独到见解。有过9个月组建百人团队,为系统多、流程复杂的弘阳集团完成所有流程梳理、设计,并将三大产业、10个一级流程、72个三级业务流程成功纳入的共享经验,打造了短时间、高效上线并落实财务共享的神话,获得集团以及外界一致好评,其打造的嘉吉、弘阳财务共享中心更是成为业界共享标杆案例,争相参访。

财务共享服务中心的误解

财务共享或者说GBS确实对一些企业、集团而言,耗时、耗力、耗人、耗钱,但是也产生了不同的结果。有不少人认为实现财务共享就是实施一套系统,很多企业认为换个系统或者做个系统对接就能实现财务共享。实现财务共享是观念、组织、流程、系统、人员五大维度的改造

尤其观念是最难改造的这是改变原有工作习惯的变革管理。重塑系统是支撑的重要平台,流程决定了排兵布阵及组织与人员特别是前端的有效沟通,其重新改造很重要,优化的流程设计会改变组织的分工,人员根据规划分为三大组织,这些完全实现了才是财务共享的实现。共享中心建设的方法是可以推广与复制的,虽然每家企业的需求、流程不同,周玲分享了她将外企建设共享中心经验植入民企并快速实现全模块上线的心得——弘阳集团财务共享中心打造。

弘阳集团财务共享中心建设心得

弘阳集团是家南京的住宅地产企业,是民企中思想、观念比较先进的企业,为了2020年战略规划能够实现千亿规模所以做了提前布局,在2018年启动财务共享中心以支持未来业务的拓展。

弘阳集团从2018年11月启动财务共享服务中心的项目到完全上线花了9个月时间,实现住宅、商业、物业三大产业、十大一级流程的搭建,相当于同行万科5、6年的信息化建设。弘阳财务共享中心时间短、任务重。整个共享中心建设其中最难的是流程设计,弘阳72个三级流程设计花了1个月的时间,这么短的时间完成流程设计并上线是为了响应集团的要求,秉着集团一贯的“先完成再完善”的指导原则,先上线然后后续再继续改造与优化,这也是一种共享中心建设的方式。

企业的共享流程模块其实比较接近,差异较大的是流程的定义与划分,在周玲带领下,结合弘阳的系统,财务共享服务中心设计了如下的10大一级业务流程:销售至收款流程,包括房产销售以及租赁费用,销售业务核算流程、发票开具流程、收入确认流程、应收账款收款核销流程、客户对账流程;费用报销流程,费用报销流程、员工备用金及借款流程;资产流程,资产核算流程、在建工程核算流程;存货至成本流程,存货出库核算流程、存货盘点差异核算流程、存货跌价准备流程、存货报废处置流程、地产成本暂估流程、归集成本结转流程;采购至付款流程,采购入库核算流程、付款申请及预付款流程、应付账款核销流程、供应商对账流程;总账至报表流程,总账核算流程、期末结账流程、报表编制流程;资金结算流程,资金收款流程、资金付款流程、资金调拨流程、资金计划管理流程、印鉴管理流程、出纳对账流程;预算管理流程,偏向在预算流程管控上,例如预算编制流程、预算控制流程、预算调整流程、预算分析流程;主数据管理流程,财务维护主数据流程、业务维护主数流程;会计档案管理流程,会计档案归档流程、会计档案查询及借阅流程。

弘阳集团的规划是打造三位一体的财务管理体系,即围绕价值创造的战略财务、业务财务、共享财务,让专业的人做专业的事

战略财务主要是进行规则制定、资源调配、绩效引导与决策支持;

业务财务是常见的业务BP,落实战略财务要求,融入经营全价值链,成为业务最佳伙伴;

共享财务是最基础却又不可或缺的,主要负责基础核算事务处理、财务服务数据提供与整合;

业务财务通过沟通反馈衔接战略财务与共享财务,共享财务提供服务支持,而战略财务进行管理指导。弘阳也经历了物理集中、试点,原计划100人的人员配置设计,实际上线后仅仅使用了86人,即便后续业务增加也一直保持这样的人员数量。1000多个账户、1000多个银行,做资金核算的18人负责所有3000多个资金账户的管控,每个月2万多笔付款……这些都是弘阳财务共享上线后的成果。

对于快速上线财务共享服务中心,周玲的心得是:

1、先在银企直连前,整理好资金相关的银行账户的管理,以免上线后的混乱;如有条件,可以选择银企直连的方案在共享上线前完成,避免了手工付款带来的效率和准确率的影响;或者是在转移至共享后,尽快落实银企直连和资金池方案,加强付款质量、提升付款效率、有效掌握资金动态,为企业的资金运作提供及时的数据支持。

2、符合战略规划的组建、上线速度,但流程设计需要重点投入时间梳理与重组;流程设计尽可能符合公司业务需求,但不能期望用线上代替一切线下行为而不改变原有的流程,否则就只会增加流程运行的难度、降低员工满意度。

3、尽可能先稳再大,步子迈小一点,范围窄一些没关系,先成功试点,取得业务单元和员工的信任与支持再全面铺开,一味追求速度,这势必为上线后带来的一系列投诉埋下隐患。

4、公司管理层的支持是项目成功的最关键因素。不管是项目初期高层的积极参与,还是上线后对于业务单元反馈的应对,都决定了项目是否顺利往前的根本。高层不能因为听到一些声音就否定前期的成果,或左右摇摆,这势必影响项目最终的效果。

作者陈莲,转载需注明作者与出处